用EXCEL来搞艺术之库存管理系统

[罗戈导读]从我工作的经历来看,十多年虽然时间不长但也不短,但从日常单据、数据处理上可以说是经历了中国发展的全过程,从全线下处理到部分线上,再到演进到绝大部分线上处理。

而对于数据的记录和处理也是同样。我有个习惯,就是记账,从中学到大学记录了每笔支出的完整流水账,这次回老家,翻出来厚厚的好几本。翻开首页就是“君子爱财,取之有道,用之有度。”为了日常流水账的记录方便,对于食堂的各种菜品全部进行大小类编号,实现记录的规范、快速,后期竟然连每日每六个小时的天气都记录了下来。流水账很很重要,但数据分析更重要嘛,所以每周、月、季度、年度都有汇总的曲线图。还是现在方便,当时可是辛辛苦苦画出来的。十多年后翻出来,把自己都感动了。

大学里,同样干过很楞的事情,对于EXCEL的首次使用,就是把中学以来的所有记录全部电子化,花了我不少的上机费用和时间。但真正对于EXCEL的深入学习和使用还是工作以后。

当时我的工作为成品采购计划,每天把全国的自有工厂、OEM工厂成品入库可销售数据汇总并发放全国分部计划,月底根据采购合同的不同约定,按照入库、出库或者库龄进行付款提交。

这个工作比较简单,但当时数据管理较为原始,都是通过简单的表格传递,入库、出库等也没有通过系统来进行管理。数据一多,就容易出错且影响效率,正好这大半年疯狂的学习EXCEL,干脆心一横,没有系统,我就用EXCEL搞一套系统,这就是《XX公司库存分布管理付款系统》的由来。

这套系统原型不是我完成,网上有类似需求的解决方案,拿来主义也很重要,没必要一砖一瓦重来。找到比较合适的模型后,就根据我的实际需求进行改造。

其实做每个EXCEL,都是做一个系统,有输入、处理、输出,也许复杂的会多一个存储。有这样一个系统思维,就能从功能模块的整体高度,对每个表格优化处理。

整个系统分为:单据录入、库存分布、库存变动清单、付款及库龄分析、产品型录。产品型录为基础,设定基本必须的系统参数,如产品编号、品牌、产品名称和规格等。单据录入分为入库单、出口单、调拨单,实现单据的系统录入。当前库存分布实现了实时的全品类库存的及时可视。库存变动清单就是所有录入单据的集合。付款及库龄分析实现根据月度日期的填入,快速形成当月需要付款的产品数量。

通过整个系统的闭合处理,实现了工作效率的迅猛提升,以往需要做两三天才能完成的工作,只需要一两个小时就能完成。

人生有限,即便是工作也需要用高效率完成,这样才能去干更有意义,更能实现价值的事情。

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