仓储管理笔记(二):库存差错、毁损赔偿、自用管理、组织架构......

[罗戈导读]国内有庞大的仓储物流从业人员队伍(根据中国物流与采购联合会的调查,2016年底我国物流从业人员5012万,是人员增速最快的行业)

很多人只是想深入了解仓库从无序到有序,从源头开始应该如何管理、如何优化,需要解决什么问题,各个环节的注意事项是什么。不需要多么全面,理论多么高深,只求实用,最好是拿过来就能用,并且马上见效。

没找到这样的书,所以,我准备自己写一本。此篇为仓储管理笔记的第二篇,附仓储管理笔记第一篇:仓储管理笔记:卸车、订货规范、安全制度......

库存差错

仓库进行分区管理后,库存差错率得到了一定程度的控制,但是每月的盈亏值还是比较大,动不动就几万块。一个库存几千万的仓库,这么大的差错率实在是说不过去。与其等别人来投诉,倒不如自己动手先把它做好。王二冥思苦想,寻找对策。

总体上说,库存差错的控制主要有三个方面:一是严把入口,保证入库准确。二是控制出口,保证仓库发出的货是准确无误的,同时堵塞其他非正常发货途径。三是仓库内部要通过加强人员管理,用制度保证货物不灭失,账实相符。

根据这个思路,王二制作了描述仓库差错的鱼骨图。

仓库库存差错鱼骨图

鱼骨图是日本石川馨先生发明的,用于发现问题“根本原因”的一种方法,也称为因果图。特点是简捷实用,深入直观。王二从四个角度,分析了出现库存差异的原因,提出如下对策:

一、严把入口

因为仓库每天都会收到门店发回的积压退货或理赔品,清点由仓库负责,但入库由其他部门在ERP里操作。经常出现商品入库了,收到的退货还没有上架的情况,这样库存就会出现差异。所以,王二要求各库管岗位对于收到的积压退货,承诺清点时间,规定1-5件(箱)5个工作日内必须处理、上架完毕;6件以上10个工作日内处理完毕。

另外,对于新品到货,王二要求商品清点入库后,必须根据实际点货清单(即供应商发货清单,已经对照实物进行了确认),与ERP中打印出的入库单进行核对,确认入库商品型号、数量准确无误。

二、控制出口

一是要求装箱岗位,在装箱复核时务必仔细,认真审核,若因粗心导致货错发到门店,会按次数扣减考核工资。

二是规定仓库全体员工严禁无单发货。平时有些门店因为订货晚,总公司处理订单的人员下班了,或断电、断网等特殊情况,订单无法提交,而客户要的又急,会走后门联系仓库先发货、后补订单。时间长了,往往出现忘记补单的情况。王二也没有完全禁止无单发货,毕竟还有异常嘛。规定:若无单发货,必须由仓储主管打借条个人担保。

三是仓库有时会出现库存记录里有,客户也已经下订单,但货找不到的情况。因为货发不出去,只好给门店退,称为自主退货。自主退货一出现,预示着库存数据肯定是不准确的。对这种情况,专门由订单处理人员记录,自主退货次数也计入库管员考核。

四是偶尔会出现货物已经发出,在ERP中忘记出库的现象,一般属于订单处理员责任。规定当日处理完的订单,必须当日在ERP中出库,否则处罚订单处理人员。

三、存货管理

一是重申除该区域库管员外,其他人一律不允许到该区域拣货,明确责任。

二是明确了商品盘点要求。由各个区域自行制定盘点计划,确保所有商品每月至少盘点一轮(即滚动盘点),由分管库存控制的仓储主管跟踪进度、抽查结果。

四、规章制度

一是规定各区域发现库存差异,要在24小时内把盈亏处理完毕,允许事后再去查找原因,但必须保证时刻库存数据准确。

二是对于明知库存有误,但隐瞒不报的员工,一经发现严肃处理。

经过各方面的不懈努力,仓库库存差错居高不下的问题,终于出现了好转,从原来的一个月盈亏总额两万元左在,下降到了两千元以内。

毁损赔偿

仓库的工作相对比较单调,员工作业过程中有时候会因急燥失去耐心,或粗心大意造成货物损坏。例如,蓄电池从移动的叉车上掉下来;叉车转弯时碾压到别的货箱;因为节省空间把油品堆的太高,下层压坏等等,不一而足。这些商品因为没有办法销售,只能报废。

最近,采购部门认为仓库货损率比较高,责令尽快解决。关于这个问题,仓库原来没有相关的规定,王二也心太软,认为只要是员工没有故意损坏商品,就听之任之了。但既然有投诉,那就得解决。

经过分析,王二把商品毁损分为到货毁损、在库毁损、发货毁损3种情况,并分别制定了相应的管理制度。

三种毁损

一、到货毁损。商品到货时收货人发现商品损坏,按照收货流程在签收时注明,并根据采购价格及时向货运公司提出索赔。若因工作失误已收取破损商品的,收货人自行向货运公司争取赔偿;不能赔付时,收货人处以50-200元的罚款。

二、在库毁损。在库商品保管不善(如堆放超高翻倒、搬运跌落、叉车碾压等),而非因不可抗力、自然因素或货物(包装)本身性质发生的人为非故意货物损坏、污染的,按损坏商品价值进行赔偿,规则如下:

1、损坏商品成本价600元以下(含)时,责任人按金额的50%进行赔偿,并予通报批评;高于600元时,报请公司总裁确定赔偿金额,并予通报批评。

2、若商品毁损为工作人员故意行为,一经查实,处以商品成本价2倍罚款,并记过1次;情节严重的,报请公司总裁对责任人进行处理。

三、发货毁损。配送人员在发货过程中,因个人工作失误所造成的商品毁损(含丢失),成本价600元以下(含)时个人按50%进行赔偿,高于600元时报请公司总裁确定赔偿金额。

但是,若货物毁损是由于其性质、包装不符合约定或超过有效储存期造成的变质、损坏,相应管理人员不承担赔偿责任,但有义务提醒仓库负责人对此类商品及时处理。

对于员工确系因不慎导致的商品毁损,王二也提出了一些辅助措施。如商品只是外包装破了,就找门店打个折请他们帮着销售,从总体上减少公司的损失,员工的赔偿金额也会相应减少。

自用管理

仓库有些员工家里比较富裕,有房有车,都比王二强,王二每天上班还得靠11路。由于公司本身就经营汽车配件,如果私家车需要,员工也都会从仓库里要货,通过商品自用的方式出库、付款。

但是,仓库的自用商品出库价是按照成本价(纯采购价)。公司规章制度中规定:员工私家车所用商品要按批发价结算,因为商品实际价格除采购价外,还要加上运费、仓储管理费等其它费用。要求私家车用配件,不能按自用方式出库。王二根据公司要求,提出了仓库自用产品登记要求。

自用商品,仅限于仓库车辆及叉车所用商品。仓库同事用件,先要请销售部门出订单后再拿货。

仓库自用物品领取前,填制《自用商品申请表》,内容包括:零件号、商品品牌、数量、车牌号等。申请后,通报分管库存控制的仓储主管同意并签字后,才可以取货。然后订单处理员根据签署的单据,在ERP中进行出库操作。

每月月底前,订单处理员导出当月自用商品明细,核算出总费用,由王二填制费用报销单,向公司财务部门报销费用。

这样管理后,大家也都很自觉,私家车用件不再通过自用出库方式了。

图片来源于互联网

但是,某天有内线反馈,个别员工以商品报废的名义,偷偷拿走仓库商品自用。这可是个大问题,需要严肃处理。王二一方面搜集证据,对相应员工进行处罚。另一方面,觉得需要规范仓库的报废流程,以便彻底杜绝这种情况。这个好写,放P的功夫就弄完了。

1、为保证门店和客户所采购商品及时发货,随时处理仓库不良品,制定本规定。

2、本规定所述商品指因外观或质量出现缺陷而不能正常发货的商品。

3、本规定适用于仓库处理不良品,如损坏的蓄电池、灯泡,过期的护理品,生锈的刹车片、刹车盘等。

4、报废商品按以下流程处理。

商品报废处理流程

5、提交商品报废申请时,务必拍照作为附件。

6、报废商品处置时,必须经过负责库存控制的主管现场确认。

7、商品的人为损坏,根据《仓库商品毁损赔偿管理规定》处理。

8、若发现故意损坏商品,报废后挪作已用的,处以商品价格3倍的罚款,并警告一次。情节严重的,报公司总裁处理。

9、对于报废的润滑油,若只是包装破损不影响使用时不得抛弃,用于仓库自有车辆。

倡导节俭

王二发现,仓库员工有浪费现象。如中午休息时工作区不关灯,水管关不紧滴水等等。王二认为,节俭必须作为仓库的一项基本行为规范,为此发出了全员节约的倡议,全文如下:

公司资源有限,点点滴滴都与费用挂钩,建立节约型公司,不仅是我们员工应有的责任,更是公司持续发展的需要。作为公司的一员,我们有义务节约公司的每一项资源,养成勤俭的习惯,倡导节约风尚。

图片来源于互联网

1、节约用水。在用完水后或见到滴水的水龙头,及时拧紧,发现损坏的及时报修。

2、节约用电。中午休息时关闭工作区电灯、电热器。生活区最后一人离开时,关掉空调、灯、电视机电源。

3、节约耗材。合理控制手套、圆珠笔、方便袋、胶带等耗材使用,减少办公费用。若无特殊需要,圆珠笔按月发放,每人每月定量3枝;手套(冬季)每人每月定量4副。其他物品如毛巾等须先审批,后领用。

4、节约用纸。需要打印的文件事先仔细检查,无错时再打印。打印时先行预览,通过调整行间距、页边距等合理减少页码数量。

5、节约话费。减少公用电话费开支,不用办公电话闲聊、办私事。公司内部联系时,使用内线电话。

6、节约粮食。用餐时按需取用,不得浪费。

7、爱惜使用公司车辆、叉车、地牛等器械,出现故障及时报修。

8、仓库内自用配件,优先使用包装破损商品。

9、反对以下3种浪费现象:

三种浪费

希望大家从小事做起,从身边事做起,以实际行动厉行节约,坚持杜绝浪费行为。

组织架构

开始分区管理后,仓库各岗位的职责有了不少变化。王二觉得组织架构需要重新进行调整。跟人事部门要来了仓库的工作职责,仔细研读。

1、仓储管理

(1)管理商品验收入库、仓储保管、发货配送等作业,确保物资交付能够满足客户需求。

(2)制定盘点计划并执行,保障商品库存数量的准确性。

(3)商品及作业工具设备的财产安全、存储安全管理。

(4)仓储规划、仓库设计、货位管理、条码管理等。

(5)门店(客户)退货验收及入库。

2、物流配送

(1)到货运公司提取到货、发货等作业。

(2)协调货运公司上门取货,与货运公司进行货物交接、解决差异。

(3)综合协调仓库发货进度,向门店及时反馈发货信息。

3、理赔管理

(1)门店报废产品接收、验收入库及登记。

(2)门店理赔产品的保管、返还、退回作业。

3)部分产品的初步理赔鉴定。

4、其他工作

(1)制定并完善本部门各项工作流程及管理规定。

(2)仓库行政后勤事务、员工食宿、员工考勤、库容库貌维护等。

(3)物流车辆管理。

(4)公司领导交办的其他临时性工作。

依据部门职责,王二用Visio绘制了仓库的组织架构图。

物流部组织架构图

看着自己画的组织架构图,王二兴奋的半夜没睡着觉:哇哈哈……咱老王也有一天被画到最上面了!

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