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很多人认为没有用,但实际上很有用的数据处理与统计分析1-9例

[罗戈导读]在我们的工作中,你不一定会碰到,但你需要知道这些方法。不要认为没有用,实际上这些方法很有用

在我们的工作中,你不一定会碰到,但你需要知道这些方法。不要认为没有用,实际上这些方法很有用:

1.求满足多种条件的值


2.从相对规则的信息中提取所要的信息数据

如下表,系统中导出了每批货品的交货地点,地点中有中文和英文的地址以及品牌等信息。如果我们只需要中文城市名,那么就需要去掉其它不需要的信息。用函数公式,可以得到我们想要的结果:



分步操作:先将所有各地区中的“JJ”全部去除,然后将所有“零售”字样全部去除,再将“J&J”全部去除,这个时候剩下的字段为“左英文,右汉字”,用字符数减去字符串数就知道有几个汉字,用RIGHT函数提取出汉字即可。求字段的字符数,公式为lenb,求字段的字符串数公式为len.

3.从工作量统计表中提取每一个人的工作量

物流仓储工作中,完成某一项操作任务可能会由几个人同时完成,如果需要计算某一个人的产值,用这项任务的产值除以人数即可。而在工作记录时,会把几个人的名字记录在一起,在这种情况下,我们可以用“筛选”,来一个个计算某个人做了多少。由于“筛选”的范围有限,为了操作的便利,我们可以采用函数公式来直观地计算每一个人的工作量:



说明:上表中“检查录入是否正确”是在文员录入人员姓名和操作人数时对其进行提醒,以减少误录或录错,“错误”表示文员录入有误,需进行检查修改。

表中G4的内容是“张三”,“*”&G4&”*”的结果是“*张三*”,代表的是包含“张三”的值,只要单元格内有“张三”,就参与计算。

如果是G4&”*”,结果就是“张三*”,代表的就是以“张三”开头的值。

4.工作量分值与绩效考核计算

假设一项工作需要1个工人1个小时来完成,我们可以称这项工作的标准工时为1,同时我们可以设定这项工作的值为60分,那么这项工作如果2个人来完成,每人将获得30分,如果是3个人来完成,每人将获得20分。如果一项工作需要10个工时来完成,那么这项工作的值就是600分。如果1个人完成了这项工作,那么他将获得600分,如果这件事是3个人来完成,那么每人将获得200分。至于工作人员实际用了多少时间,不会改变这项工作的值。如果甲花了8个小时完成,甲每小时的产值就是600/8,如果乙花了12个小时完成,乙每小时产值就是600/12。那么可以证明甲的工作效率比乙高,甲可以在单位有效时间内创造比乙多的价值。这里的甲和乙,可以代表不同的员工,也可以代表不同的工作小组。

通过这种方法,我们不仅可以算出每个员工每天、每周、每月获得的工作值,还可以看出每个员工的工作效率。如果一个员工即使到岗上班,而一天当中什么工作都没有做,那么他获得的值就是“0”,如果工作量越多,工作效率超高,那么他获得的值就越高。

我们统计工作量的目的是为了绩效考核,做到赏罚分明。当我们统计出每个人的工作量后,可以计算出他在组内和部门内的排名,列于前几名在奖励范围内的,对其给予奖励;列于后几名且工作量低于部门和组内工作量平均值80%的,在扣罚范围内,则给予扣罚。对部门来讲,人数越多,参与奖励和扣罚的人员就越多,比如说奖励人数为总人数的30%,按比例来分享部门的奖金,扣罚人数为总人数的20%,按比例来承担部门的扣罚金。对于奖励和扣罚金额会与当月的部门总工作量进行挂钩,工作量越多代表当月工作任务艰巨,奖罚力度就越大,但总体还是重奖轻罚。对于淡季,工作量较少,工作不饱和的状态,可以取消工作量的考核。(见下表:)



以上绩效考核表,需要判断:

1,本月工作量是否在考核范围?由于本月日均款数为31,大于标准25,即达标,则本月进行考核。

2,本月的奖罚金额各是多少?31位于30-35之间,则越库组的奖励为200,扣罚为50,拼箱组的奖励为300,扣罚为60。

3,本月有多少人参与奖励与扣罚?越库有7人,奖2人,罚1人。拼箱有19人,奖5人,罚3人。

4,奖罚的比例?奖2人,分别为60%与40%,罚1人,直接为100%。奖5人,分别为第1名33%,第2名25%,第3名19%,第4名15%,第5名8%。罚3人,倒数第1名承担50%,倒数第2名承担30%,倒数第3名承担20%。

5,组内过关值,部门过关值?平均值的80%?

6,计算每个人在组内及部门的排名,是否列入奖罚范围,是否低于过关值,从而计算是否奖罚,以及奖多少罚多少?

绩效考核除考核部门员工工作量的多少之外,还可以考核员工工作是否按时完成。下表是通过一张配货单的工作量推算出的需要时间(分钟),理论推算出的时间是普通员工一般情况下都可以按时完成的,对于经常超时的员工,需要进行培训或谈心教育,并结合奖惩措施。见下表示例:



可以看出张三用了30分钟,王五用了50分钟,均超出了规定的时间。

5.考勤异常情况提醒与根据打卡记录生成考勤表

根据打卡记录生成考勤表1:

指纹考勤机导出的数据,供各部门进行核对,但是导出的数据无法直观的看出是否迟到,早退,请假,加班,所以需要通过加工转换成与考勤表相似的格式,这样核对起来就方便多了。



上表是考勤机导出的数据,一是无法直接看出哪一天是正常工作,哪一天周末加班,也无法看出哪些人请了假,哪些人加了班,加了多长时间的班。

在初始数据中,区分好哪些人需要在正常工作日计算加班,可以插入一列,录入“1”的是需要计算的,不录的则表示不需要计算。

要获得最终的结果,我们需要分几步走,如下表,可以先根据考勤日期,匹配出星期几,从而判断是正常工作日还是周末,因为周末加班是上几个小时就计算几个小时,而平时加班是从17:30才开始算起。



第一步,可以计算出各人平时和周末的加班时间,公式含义:如果是周六日,则用下班时间减去上班时间减去中午休息的1小时,如果不是周六日,同时如果有人需要计算平时加班,且下班时间大于17:30,则用下班时间减17:30来计算出平时加班时间。

第二步,将计算出来的加班时间进行取整,因为最小计算加班时间单位是0.25H,所以小15分钟的不计加班,大于15小于30分钟的小0.25H,大于30分钟小于45分钟的计0.5H,大于45分钟的则计为0.75H。

第三步,再判断一下正常工作日的时候,有没有人请假,如果没有上下班记录的,则算全天请假,上班时间小于8:30的算上午请假,下班时间小于17:00的算下午请假。有了此表后,再去与各部门的考勤表核对就会方便很多。

根据打卡记录生成考勤表2:





查看表中的公式:



说明:早上8:30以后打卡算迟到,18:00前打卡算早退,所有迟到,早退都算异常。18:00后,每满30分钟算0.5小时加班。

表中“异常”“缺”都会自动填充颜色,这在条件格式中设置好就行。

做好这个模板之后,后续考勤机导出的数据,只需要复制粘贴到左侧部分,就能直接得到中间我们想的结果,大大提高我们转换数据,分析提取的过程,给人事和管理人员都减少了很多烦琐的操作,提高的效率,且不容易出错!

6.系统性的考勤统计表制作

在考勤系统尚不完善的情况下,利用EXCEL对所有员工每日的出勤,请假,加班情况进行记录,从而可以从记录的数据中进行各种统计汇总,获得各种数据。

见示例:

Sheet(统计):详细记录每天的人员出勤情况,当天的班值,有无人员请假,离职,加班等休息,并记录事由和时长。



说明,在录入日期后,会跳出相应的日期,班值(如正常班为1,周末班为2,国定假日为3),工资结算月。



Sheet(请假):得出所有的请假情况,体现所有人员的请假离职记录,及只要在统计表中有记录,此表就会呈现。



Sheet(加班):求每天的加班情况,输入日期,即可从统计表中获取当天的加班信息,打印供加班人员签字确认。



Sheet(汇总):是部门所有人员全年的请假明细,根据请假表汇总了每个员工每月各请了什么假,请了多少时间。



Sheet(工时):求每个人每个月的工时,从统计表中汇总出每个员工每月的在岗工作时间。



每月考勤:sheet(5月,6月,7月...):自动生成每个月考勤表,根据统计表信息,直接生成考勤表,直观反应部门每人每天的出勤情况。



7.库存货品未发货天数查询(查询一定时间未发货的库存)

此表可以了解在库货品多久没有发货,定期对超过一定时间的货品进行相应的处理。



8.根据库存数据和发货数据做常规分析

当我们拿到一个仓库的库存数据和发货数据之后,可以根据这个仓库的库存数据和发货数据,做很多有价值的分析:



(库存数据)



(发货数据)

1)先对库存数据简单分析:可以通过库存数据,进行数据透视,看每个库位放了多少种货(计数),总计多少件(求和),如下左图,A01-01-11这个库位上放了2种货,总量55件。





同时可以通过数据透视,看出每一种货占用多少个库位,总共有多少库存,如上右图,1703Z1069201这个货品占用了76个库位,库存达1951件。

2)再对发货数据进行简单分析:我们可以通过数据透视,看出哪些库位产生的发货次数和发货件数最多,如下图:



以及哪些货品发货次数和发货件数最多,如下图:



3)将两个数据透视的结果,复制到新的sheet表,进行匹配,如下:





没有匹配到发货数据的,说明这些库位的货品在这段时间,没有任何发货记录,假如这是1周的发货数据,这表明这1周这些货都没有动过。

4)可以深入分析每个库区或每一层货架的发货情况,如下:



9.利用函数提取唯一值

通常情况下,在我们的工作表中会有大量的重复信息。比如说部门人员信息表中,每个人的姓名不一样,但是会出现性别相同,省份相同。在我们统计一个部门人员来自哪些省份时,就会用到数据透视表。为了统计结果的直观性,我们也可以不采用数据透视表,而是采用函数公式,可以直接看到哪些信息是重复出现的,以及已经产生了多少不同的信息。

下表是一个数据透视的示例:



注意:在用COUNTIF计数时,计数的区域是本单元格以上的区域,表示截止到本元格,本元格的数值出现了几次。只要出现超过1次的,均不体现。

从而,最后的函数公式的计算,相当于筛选D列单元格是1的时候,A列单元格的值。

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