如何控制原材料入库、供应商付款和成品出货的关键点？给你一个方法，预防渎职风险

一、直发货物入库的问题

最近有位朋友和我讨论一个问题，是关于供应商货物不进入自己仓库，直发客户仓库的事情。以下是我们之间的对话。

友：如果是供应商直发货物给客户，实物不进入我们工厂的仓库，那么在ERP系统的入库操作，应该是谁操作？我理解应该是谁下订单（比如采购或是销售），谁就应该做系统入库。请问是否可以这样操作？

我：原则上采购或销售人员不能做系统收货。你这种情况，可以由采购/销售凭着客户的签收回单，找你们做系统入库的同事代为操作。

友：由采购/销售把入库信息告诉系统操作的人，后者再把数据录入系统，这样是否有些多此一举？而且我也没有能力去验证客户第三方仓库入库的真实情况。

我：话虽如此，我们也要考虑如何证明客户确实是从供应商这里收到过这些货物，从财务审计合规角度来看，这是必须要经得起审核的。

我的朋友说自己以前也这样操作过，公司里没人提出过任何异议。不过他觉得我的分析有点道理，回去要再想一下如何完善流程。

二、流程为什么要搞得这么“麻烦”？

我很理解我的这位朋友的想法。很多公司都有这种情况，自家不生产的产品，由原材料供应商，直接配送至客户仓库，省去转运和重复装卸的费用，甚至还能节省一些物流费用。

从实物流操作角度来看绝对是没问题的。但是从信息流和财务流方面，我们需要谨慎地处理，堵住流程中潜在的漏洞，避免造成渎职的风险。

我也有类似的经验。以前，我在一家通讯企业做海外项目管理的时候，我们公司有很多供应商原料（光纤电缆、通信铁塔、电线杆子）直发海外，没有进入过公司仓库，我当时在项目组负责物流，需要去完成直发货物的入库手续。

具体做法就是拿着相关资料文件，去工厂仓库找到收货人员，请他一笔笔地输入SAP系统，完成入库过账。

那个时候我也觉得很麻烦，不理解为什么要这样做，因为每次办入库手续都要花去我半天的时间，先要坐车从公司总部跑到偏远的仓库，还要配合仓库同事的时间（都是大爷，催不得），一起把入库的活儿做完，然后再坐车回到办公室。

当年是不太理解，但我现在回想起来，觉得还是很有必要“麻烦”一点的。

我们知道，货物在系统入账后，供应商开了发票，财务就要准备付款。如果我有了入库的权限，那不是我想在系统里收多少货物，就可以做多少入库。

公司内部人员只要和供应商一勾结，虚开入库数量，就会给公司造成财产损失。入库职责权限如果设置的不合理，就会造成权力寻租的空间，为腐败提供了滋长的土壤。

所以我们的入库流程设计得宁可“麻烦”一些，也要尽力堵住制度的漏洞，避免产生供应链渎职的风险。

供应商付款的最佳实践案例是“三点相符”原则。

三点分别是供应商发票、采购订单和收货单据文件。相符是指数量、产品单价、订单描述和其他发票信息都要能够对应上。这三份单据必须完全相符，目的就是为了防范错误和潜在的渎职风险。

供应商如果想要虚开发票，就要想尽办法买通采购、仓库收货，甚至还有财务人员，而这样做的难度是很高的，任何一方的人员发生了更换轮岗，供应商需要重新打通关系。使用三点相符的方法就可以最大程度地减少了公司财产损失的风险。

三、如何预防供应链渎职风险？

根据ASCM CSCP教材中提到的，应对供应链渎职风险的控制关键点是要做到职责分离（Segregation of duties），比如采购寻源和采购订单权限必须分开。

寻源Sourcing是负责供应商开发、新产品定点、年度价格谈判、供应商关系维护等一系列商务方面的工作，采购的权限较大，对供应商有很大的话语权。

采购订单下达更多是偏重采购计划和订单执行等日常操作工作，由于没有供应商选择、议价的权利，对供应商的影响力相对较小。

考虑到职责分离的原则，很多大公司都是把下采购订单的权利和寻源分开，而且还把前者的组织架构放在供应链部门，彻底与采购部门“划清界限”，目的就是为了防止采购既可以找供应商谈价格，又可以决定下订单的数量。这就避免了采购寻源“既当裁判，又做球员”的情况出现。

还有一种职责分离的情况是在仓库货物出库的场景中。仓库员工不可以既批准物料移动，又自己执行移动。

例如仓库保管员工监守自盗，利用职务之便，在系统里完成货物的出库，然后串通外部的不法分子，在半夜里让卡车开进仓库，保管员把货物装上车，堂而皇之地运出去卖掉。所以我们要设置仓库移库权限，不能让员工既可以在系统做出库，又同时负责出货操作。

职责分离的实施要点是执行一定要到位，不能有特殊例外情况。很多人能够理解流程制度，在实施的初期也会遵守，但随着时间的流逝，人们就会慢慢地疏忽起来，不再严格地按照流程办事，而是走一些“自定义”的捷径。

比如公司规定了仓库保安只能允许提前预约过的卡车进入仓库提货，但是面临着临时紧急发货的情况，保安会迫于压力，疏忽这项规定，让没有预约过的卡车也进入工厂。

虽然出货很紧急，仓库方面没能提前通知保安，属于特事特办的情况，但这已经破坏了原先设立的规定。只要开了一个先例，就会让其他人难以信服，继续再遵照执行，所以流程的具体执行一定要杜绝特殊例外情况，否则人们就会逐渐地漠视流程，直至不再遵守。

渎职风险最好的应对方法就是职责分离，“把权力关进制度的笼子里 ”，不仅保障了公司财产安全，也保护了员工的职业生涯，不会有意或无意地犯错。

合规履职，诚信至上。

Compliance and Integrity.

参考资料：

ASCM CSCP Learning System，Module 3 - Section B