“5W2H”方法——解决采购问题的不二法门

采购在日常工作中购买的物品，可以被笼统的分为两类。

一类是可见的实物，例如：原料与辅料、MRO配件、劳保用品等等。

另一类是虚拟的服务，例如：活动策划、品牌推广、市场调研等等。

如果你接触到一位同行，想要深入了解他的业务水平，但又碍于情面不好直接问，不妨和他讨论一下，这两种类型，他更喜欢买哪种。

90%的“老鸟”采购会毫不犹豫的选择前者，而选择后者的往往是采购“小菜鸟”。

01

为什么会这样？

究其原因，是因为虽然实物的要求多，但是清晰明确，在好的情况下，品牌、型号、件号、图纸一应俱全，最差也会给你个样品或照片。

作为采购，你只需要把握好价格，一般情况下不会买错货，耽误项目的进度。

但是虚拟服务，在与使用部门初次交流时，你会觉得目的明确，条理清晰，简单得不要不要的。

但是真干起来，你恨不得掐死使用部门的同事。

因为当中的很多要求与想法，都是使用部门以结果为导向想象出来的，供应商根本不知道使用部门要做什么，只能摸着石头过河，听天由命。

如果真的出了事情，使用部门又会一退六二五，满脸无辜的告诉老板，采购服务的流程我又不懂，都是采购与供应商沟通的，试图甩锅。

02

如何解决此问题？

随着背锅经验的逐渐增多，你会发现将使用部门的看似完善的使用需求，变成大家都能听懂的“人话”，才是解决这个问题的不二法门。

而“5W2H”方法就是解决这个问题的过程中最重要的工具。

1When

什么时间做？

这不仅仅是让需求部门提供服务最终完成的目标时间。

更重要的是要具体到服务达成的每个关键步骤的时间节点。

例如：何时招标、何时签署合同、何时验收、何时付款等等。

形成相应的时间列表，并据此把控整个服务采购的进程。

2Where

在哪里做? 

这不仅仅是让使用部门提供服务最终完成的地点。

更重要的是要对这个地点有着全方位的认知与分析。

例如：场地的规格尺寸、场地的使用限制、场地政策法规的监管等等。

尤其是举行年会这类大型现场活动，这一点就显得尤为重要。

规格尺寸会限制活动相关声光设备是否可以正常安装与使用；使用限制会影响活动餐饮部分菜品的选择与上菜方式；政策法规更是会直接决定活动规模的大小。

例如恰逢国家重大会议召开之际，室外的一些活动，公安机关可能不会批准，但是室内的活动可能会较为轻易的获得审批。

在这个过程中收集的信息，采购一定要保存好，并且写到合同中去，对整个服务起到保障作用。

3Who

由谁来做? 

这不仅仅是让使用部门提供与服务相关人员的名单。

更重要的是要对名单当中每个角色与项目权重有着清晰的认识。

例如：谁是技术方面负责人、谁是服务的终端消费者、款项最后由哪个部门支付等等。

在整个采购过程中，后者较为前者更加重要，毕竟项目参与的人多了，想法也多了，难免会出现“众口难调”的情况。

这时候项目权重就决定了采购下一步工作的方向。

4What

目的是什么？

这不仅仅是让使用部门提供服务具体的需求，例如：我要举办一场年会、我要进行市场调研等等。

更重要的是要对需求进行分解，了解每一个方面的具体要求。

以目标顾客购买行为市场调研为例：要明确调研样本的特征（年龄、性别、所在城市、受教育程度、月收入水平等）；调研的频次（每个城市需要调研几次、每次多少个样本、两次调研的间隔需要多长时间等）；调研的形式（是用调查问卷、随机走访还是神秘访客）以及其它各个方面。

What做的越详细，后期合同签署的就会越严谨，相应的服务质量就会越高。

所以这一点是“5W2H”方法的核心。

5Why

为什么要做? 

这不仅仅是让使用部门提供需要这个服务的原因。

更重要的是要弄明白使用部门的采购需求是否有可以优化的地方，从而简化流程，降低成本。

另一方面，要为使用部门设置相应的备选方案，以免在采购过程中出现突发情况，从而未能达到使用部门的预期。

6How much

预算要求是什么？

这不仅仅是让使用部门提供需要这个服务的预算金额。

更重要的是明确预算如何去花（是付订金、现款结算还是有账期）、剩下的钱如何处理（是退回使用部门还是一定要花完）等等。

看着相似的两个活动，可能因为活动性质不同，导致预算要求完全不同。

例如市场推广活动与年会，从表面上看，都是选择一个场地，给观众演演节目、大家吃吃饭联络感情。

但是因为市场推广活动的核心是营销，所以要在保证营销效果的同时，尽量少花钱，拖长账期。

而年会的核心是员工福利，所以要保证在预算全花光的前提下，尽量给员工更好的饮食水平和奖品。

只要活动举办的万无一失，即使预定场地先付订金都没有关系。

7How

怎么去做? 

这不仅仅是让使用部门提供所需服务的实施方案。

更重要的是要把握实施方案的可行性、专业性与效率性。

因为到了这个阶段，你已经接触了大量专业的供应商，把握可行性和专业性已经不难。

此时，你应该把大量的精力放在效率提高上。

通过将使用部门与各个供应商的实施方案进行整合，各取其长，最终形成一份令甲乙各方都满意的文件。

03

核心思想

当然，在实际运用中，采购可以不拘泥于以上的顺序和内容，“5W2H”谁先谁后，甚至少一两个都没关系。

核心思想在于：弄明白使用部门具体的采购需求，并且变得可以实施，为后续的询价、签订合同奠定良好的基础。

通过“5W2H”明确使用部门的需求之后，需要使用部门填写采购申请单，并发给采购，用于明确使用部门和采购的责任，防止扯皮。

采购申请单的模板如下图所示:

作者简介

Aric，曾多年从事进出口贸易及其相关采购业务。现任职于世界500强企业的采购岗位，所涉及的行业包括船舶动力系统配套、户外建筑用栅栏及金融业的相关采购，具有丰富的采购经验。