【干货】报价分析的准备：读懂供应商的报价单

通过采购在报价分析之前确认的5点问题，我们现在已经可以确认手中的报价单是符合项目需求的合格报价单了。

下一步我们需要做的是读懂报价单中的每一项内容，并判断其中是否藏有供应商布置的陷阱。

针对所需的产品或者服务，一份报价单通常会由如下部分组成：

（▲报价单的组成部分示意图）

— 1 —

原材料

是指供应商在生产过程中经过加工改变其形态或性质并构成产品主要实体的各种原料及主要材料、辅助材料、燃料、修理备用件、包装材料、外购半成品等。

原材料成本是整个报价中所占比例最大的部分，最高可能会达到90%，在供求双方信息都比较对称的大环境下，供应商一般情况下不敢在原材料单价和用量本身做什么文章，陷阱通常会隐藏在如下四个方面。

● 以次充好 

一方面，供应商的原材料大部分也是外购其产业链上游工厂，这些工厂数量众多，基于自身的加工水平和行业内部的认可度，它们本身会被分为三六九等，其相对应的同一类原材料的价格也会被相应的分类。供应商在报价的时候就会用较次工厂的产品来进行报价，从而降低原材料成本。

另外一方面，形成同样原材料形态的方法多种多样，例如：再生铝和原生铝，再生塑料和原生塑料，都是铝和塑料，但是两者的价格会差很多。以次充好，这种情况，严格来说如果采购在询价单中没有明确，在报价分析的过程中没有提出质疑，就不能说供应商有问题，他们只是合理利用采购工作中的失误。

● 偷换概念 

大部分原材料都有行业内约定俗成的“潜规则”。同一个参数，可能会面对不同的情况，如果采购不了解，那么只能被供应商算计。

例如：以钢材为例，5mm厚的钢板会分足尺、.95和.90，对应的实际钢板厚度为：5mm、4.95mm和4.90mm。5mm与4.90mm的差值，就是供应商隐藏的利润所在。

● 不扣除边角余料的价值 

大部分原材料在加工过程中都会产生相应的边角余料。而这些边角余料通常情况下不会被丢弃，它们一般的处理方式有三种：

第一：作为另一项业务的主要原材料进行二次加工。例如：食用油行业，在压榨生产取得食用油之后，剩余的豆渣，可以作为浸出工艺的原材料，进行二次取油。

第二：作为另一项业务的次要原材料进行二次加工。例如：玉石加工行业，加工剩余小的玉石，可以作为装饰材料，镶嵌在其它产品上面。

第三：作为废品进行出售。例如：机械加工行业，边角余料可以作为废铁、废铜出售。

无论哪种方式，原材料边角余料的价值实际上都是可以冲销原材料成本，但是供应商在报价单上根本不体现，就相当于暗地里提高了利润。

— 2 —

人工费

是指直接从事生产的人工和附属辅助生产单位人工开支的各项费用。计算公式：人工费=人工数量*单位工作时间工资*工作时间

从公式当中我们不难发现，一般的陷阱会隐藏在这三个参数当中。而供应商对产品和服务的报价，所使用布置的陷阱方式又各不相同。

● 产品类——虚增人工数量 

在行业内部，大部分情况下“单位工作时间工资“和”工作时间“是透明的。

例如：在华北地区，一个龙头地位的机械加工厂，一名成熟的车工，一天的工资基本是固定的，不同的工厂不会相差太多。通过供应商的交货日期，采购也可以轻易的推算出这个工序大概需要多长时间来完成。所以供应商一般情况下，只能通过虚增人工数量来提高人工费用。

● 服务类——虚增单位工作时间工资 

在行业内部，不同供应商完成同一类服务的人工数量大体是相同的。如果人数太多，只能从另外的一个角度说明供应商的业务水平不行。

例如：拍摄一部2分钟的企业宣传视频，往往只需要1名视频剪辑师。如果这时候报价单中出现2名，就等同告诉采购，他们的视频剪辑师业务水平有限，1个人无法完成这项工作。

另外，如同产品类，固定的时间节点，也限制了供应商在”工作时间“做手脚。所以供应商一般情况下只能通过虚增单位工作时间工资来提高人工费用。我们还用之前的这个例子，同样是视频剪辑师，曾经剪辑过好莱坞电影和剪辑过婚礼录像，这两个人绝对不是同一个工资。

为了避免落入人工费当中的陷阱，采购应该采取如下2个对应的措施：

A.对于产品类，采购或者使用部门要勤去现场。通过现场调研，确认实际的人工数量。

B.对于服务类，买方要采取以结果为导向的方法。无论供应商在报价单当中将人工水品吹嘘的如何厉害，采购都可以置之不理。只要供应商的服务结果可以达到使用部门的要求，无论是好莱坞出身还是影楼出身的视频剪辑师我们都可以使用，最终的选择还是要看谁的价格更低。

— 3 —

损耗

是指材料在运输及使用过程中，因意外或人为原因造成的损耗。一般损耗率不超过5%，并且随着项目的深入，加工产品的增多，供应商的工人在学习曲线的作用下，熟能生巧，损耗率会逐步降低。一般情况，供应商不敢在这上面作假。

如果损耗率太高一般说明两个情况：

● 报价的供应商的技术水平不够 

在报价分析的结果中，要着重写明这一点，提供给使用部门参考，防止之后的产品质量出现问题。

● 产品类——虚增人工数量 

在报价分析的结果中，让使用部门注意这一点，更新产品设计或者降低产品技术要求。从而避免后续风险的出现。

— 4 —

包装费

指商品购入后所使用的包装物(如纸箱、木箱、木笼、铁桶、铁罐等)，耗用的各种包装材料(铁钉、铁腰子、麻布、铁丝、口袋、包皮、木板、纸张、防潮油毡等)，改装、换装、修补包装费用，包装装潢设计费，包装照相费，新包装试制费，包装试验费(破坏性试验、水浸试验等)，包装用品的加工费、刷码费用等。一般的陷阱会隐藏在如下3个方面。

● 供应商并没有提供有特殊需求的包装 

因为产品的特性或者目的地的特殊要求，供应商提供的包装需要某些特性。例如：一些食用油具有光解性，在阳光的照射下，其化学性质会发生改变，从而导致食用油变质。因此供应商必须提供棕色的瓶子；出口产品的木制托盘都必须经过熏蒸，以达到杀虫和杀菌的目的。而供应商为了节省成本，往往提供的外包装达不到这个要求。

● 供应商模糊包装的使用次数 

供应商实际提供的包装是循环包装，但是在报价过程中模糊这一概念，是按照包装整个使用寿命的费用进行计算。

● 过度包装 

供应商报价本身并没有什么问题。但在供应商在设计包装的过程中忽略了研究哪一种包装性价比最高，客观上造成了过度包装，从而产生了浪费。

为了避免落入包装费当中的陷阱，采购应该采取如下3个对应的措施：

A.根据所需产品的要求，让供应商提供相应的包装样品或者相关资质文件。例如：对供应商提供的棕色瓶子进行光照下的测试，以便验证它的隔光性；供应商提供印有国家指定熏蒸标识的木制托盘，以证明其包装符合出口要求。

B.采购或使用部门应去供应商现场调查或者让供应商提供包装使用次数的证明。如果是循环包装，那么就应该要求供应商将运费平摊在整个循环周期，而不是每一次都单独算整个使用寿命的费用。

C.包装如果是一次性包装，采购要着重和使用部门以及多个供应商研究哪一种包装性价比最高，不要过度包装，造成不必要的浪费。

— 5 —

运输费

指将产品从供应商场所运至买方指定地点的过程中所产生的费用。因为现阶段市场上相关物流信息都比较透明，所以供应商主观上一般不会在这一项上面做手脚。但是作为采购，应该从如下几方面考虑运输中存在的问题，以免因为考虑步骤所产生额外的损失。

● 所选用的物流方式是否合理 

市场上常见的有如下4种物流方式。采购应该根据买卖双方的公司情况以及采购项目的自身特点来审视报价单中供应商提供的物流方式是否合理。既不能为了节省成本而产生项目延误风险，也不能为了过度服务，而产生不必要的成本。

● 运输过程中可能产生的问题，相关报价是否包含其中 

采购要明确，供应商此项报价是否将运输过程中的一些情况考虑其中。例如：快递过程中为了防止货物的丢失，所进行的保价行为；汽运、海运以及空运，相关的保险，供应商是否考虑在内等等。这些费用虽然不高，供应商大部分也可以自我消化，但是如果买卖双方都没有考虑到，货物出现意外情况，所带来的项目风险，是双方都不愿意见到的。

— 6 —

管理费

指企业行政管理部门为管理组织经营活动而发生的各项费用，包括公司经费、工会经费、职工教育经费、劳动保险费、待业保险费、董事会费、咨询费、审计费、诉讼费、排污费、绿化费、税金、土地使用费、土地损失补偿费、技术转让费、技术开发费、无形资产摊销、开办费摊销、业务招待费，坏账损失，存货盘亏、毁损和报废（减盘盈）损失，以及其他管理费用。

管理费一般占报价的5%-20%，供应商的规模越大，往往这个费用越高。有个别供应商往往将利隐藏在管理费当中，采购一般可任意采用如下两个方法拆穿他们的把戏。

● 根据不同行业通常情况下的管理费率进行估算 

根据不同行业通常情况下的管理费率进行估算，例如：机械行业一般为8%-10%，如果供应商的管理费率高于这个范围，采购就需要让供应商提出合理的解释。

● 横向比较 

与同行业规模相近的企业进行对比，在前期询价的时候，尽量选择企业规模相近的供应商进行报价。这样通过对报价单的横向比较，就很容易发现哪个供应商的管理费率出现问题。

当然，因为供应商的情况各不相同，这两个方法也没法百分之百判断管理费是否合理，如果采购想提高这方面的能力，就要和不同行业的财务人员多沟通、多学习，积累更多的经验。

— 7 —

税费

国内的税费主要指的增值税，是以商品（含应税劳务）在流转过程中产生的增值额作为计税依据而征收的一种流转税。

2021年3月1日起开始实施最新增值税税率如下：

▲2021年最新增值税税率表

 ▲增值税项目

▲购进农产品进项税额扣除率

▲营改增项目

关于税费有两点需要注意：

● 明确对发票的要求 

询价之前采购就要和使用部门、财务部门明确对发票的要求：是增值税专用发票还是普票？对开具的名称、单位、备注有什么具体要求，并在询价单中说明。收到报价后要和供应商再次一一明确。

● 调整报价 

供应商的报价税率可能会比国家规定的税率略高（例如：6%服务项目，报价单体现的税率是6.7%），这是因为供应商要考虑河道维护费、教育附加等相关附加费用，是合理的。如果采购不好进行比价，可以让供应商将多出来的部分调整至产品或者服务的报价之中。

— 8 —

利润

指供应商赚到的钱。天下熙熙,皆为利来；天下壤壤，皆为利往，供应商做生意为了赚钱，天经地义。采购要把握的就是，让供应商赚得合理。通常情况下，供应商会在利润如下部分隐藏陷阱：

● 将财务费用隐藏在利润当中 

如果采购在审核报价单的过程中，发现供应商此次报价较之前，利润方面有较大的变化。采购就应该考虑账期对利润的影响。

如果买方要求供应商提供很长的账期，那么供应商就会相应的提高利润，用来抵消一部分的财务费用，反之利润会有所下降。但是如果账期没有发生较大的变化，那么采购就要让供应商详细解释提高利润的原因。

例如：1台船用发动机，成本￥150,000.00, 利润为成本的10%，银行年化贷款利率为4.35%，利息的计算公式：成本*年化贷款利率/360天*天数，所以现款、30天账期和60天账期，相对应的利息如下：

那么对应报价单利润一项体现的数值应该如下：

● 警惕零利润 

不可否认的是，有的供应商为了揽住客户宁可赔钱赚吆喝，但是之后他们一定会通过其它方式弥补损失，所以作为采购不要惹这种麻烦。遇到零利润要重点审视报价单其余部分，看看是不是将利润隐藏在其它项目之中，如果确实是这种情况，就要与使用部门沟通，对供应商的诚信提出质疑，争取做到对此供应商一票否决，不留后患。

在平时的工作过程中，采购要经常与本公司以及供应商的财务、技术、物流、销售等部门进行沟通，深入了解这些部门的工作习惯和特有的专业知识。只有通过这样的不断积累，才能对供应商的报价单有着更加深刻的理解，及时发现其中蕴含的问题，为下一步正式的报价分析，打下良好的基础！