MMOG中的5.2.5.1 F2有一个流程以确保对所有种类的存货(如:成品、在制品、采购零件、报废品)的准确的库存余量,并且交易能在组织的系统中及时准确地更新。
维护准确的库存余量记录是确保产品对客户可用性,避免生产线中断的前提条件。有效地控制程序能降低存储错误的风险,防止库存过量或报废过多,或者相反地,物料太少不足以支持客户要求。所有相关方都能看见库存余量以便能及时地采取措施。然而,在日常运行中,做到这样的要求却不是一件容易的事情。
工厂内部成品的库存余量准确性相对容易些,因为这些成品受到干扰的影响比较少。但如果成品库存的范围不仅仅在工厂内部的话,那就不一样了。有些企业的成品包含着外部仓库的数量,就需要外库管理人员提供及时准确的数据,这就依赖于企业对外库的掌控、外库的管理水平和客户需求变化对库存余量准确性的干扰。特别是一些售后件,因为非整包装发货,因此,给库存的清点增加了麻烦,带来了难度。许多企业的成品余量就是在这个点上发生了问题。
在制品虽然基本上都在一个厂区里,因为时时在流动,时时在变化,对库存余量的及时准确性提出了较高的要求。因为一般在制品的数量占整个库存比例较小,而且又处于成品和原材料之间,许多人对它就不太重视。但如果这个库存余量出问题,那结果就是停产,就是延期交付。因此,来不得半点马虎,更不能掉以轻心。
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采购零件也就是我们通常讲的原材料库存。从供应商交付到仓库里,就纳入企业到库存。原材料的库存余量先要确定好库存的界限,是收到实物算库存,还是实物入库算库存,还是进入财务系统算库存。界定不清楚,就无法说清库存余量。特别是实物已经到工厂,进仓库,甚至被送到了生产线,而数据因为各种原因尚未进入财务系统。这样到情况也会给物料管理带来困难。
对于废品的库存余量,管理上比较容易,发生问题至少不会影响交付和停线。但在财务上来讲,是不能允许的。另外因为种种原因,物料被报废来,也放在了废品区,但报废手续却迟迟没有完成,这也会影响库存余量的准确性。
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库存余量要做到及时准确,就要采用电子信息采集手段,如条形码,RFID等方法。通过快速扫码,让数据及时进入系统,而不是等人工进行输入后才实现。应用电子手段需要对物料、成品的包装实现标准化,只有标准化的包装才能让先进的手段发挥作用。对在制品可以采用产品物料倒冲的方式,通过对产品上的条形码进行扫描来及时消耗库存余量。对废品则可以通过人工点数或者另行贴上专门条码进行扫描来操作。
因为该条款会对交付产生影响,审核员对这一条还是比较重视的。他会通过对相关的流程文件审核,现场实物查看等方法,来检查企业是否做到了条款的要求。
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