EPR系统篇：我接手了一个烂尾楼（一）

一、项目背景

中途接手一个已经在开发中的ERP项目，收集到的信息如下：

• 该项目原本由不存在相关经验的产品和技术进行跟进，且短期内不会有专业供应链开发入职；

• 业务方非常不满意，认为开发进度缓慢，无法有效支持开展业务；

• 当前库存混乱且长期无法解决，财务做账困难，且无法进一步分析该项目运营情况；

• 运营该项目的团队此前没有类似经验，相关业务流程及规范不完善；

• 收银系统为外购部分，生态比较闭环，不适用我司实际情况；

• 第三方仓库为外包，仓库管理混乱，仓库账面库存和实物不准确。

基于以上情况，该项目目前产出的成果质量问题严重，人力储备不足且不专业，运营管理及仓储管理混乱，可谓是内忧外患；因此优先考虑收尾并关闭项目，重新外购一套成熟系统；但最终出于成本的考虑，公司还是决定继续自研。

二、项目开展规划

既然已经定下继续自研，因此进行以下方面准备：

• 收集当前所有相关方的业务瓶颈及功能述求，提出相关解决方案；

• 结合已有成果及业务述求，对系统功能框架，数据流，表结构进行整理，重新制定整体框架；

• 向公司申请更多产品及技术资源，包括招聘专业的人才；确保有足够且有经验的人力。

• 进行以上准备工作后，开始着手对系统进行优化及完善；整体方向以稳定原有业务功能为主，其次开发新功能满足业务刚需。

三、库存问题根本原因分析

目前已知的实际情况为：门店与ERP系统库存不一致，仓库与ERP系统库存不一致，门店账面与实物库存不一致且差异较大，仓库账面与实物库存不一致且差异较大。

对于门店系统或仓库系统实物与账面不一致的情况，可以通过对门店/仓库进行盘点，找出盘点差异数值比较大的库存记录，通过与业务及三方系统开发核实查找问题；这里不详细展开。

对于ERP系统与门店或仓库库存不一致的情况，理论上可以通过对比两边系统的库存变动明细，来发现库存变动确实或数量有差异的场景；但由于缺少库存变动明细数据，因此我们决定对比库存差异变动趋势来发现问题，若两边库存的差异在逐步扩大，则该商品库存在两边系统的库存处理可能会存在问题。

1. 门店库存差异分析

库存对比监控：拉取每天凌晨门店库存数据与ERP门店库存进行对比，计算当天库存差异值，第二天再次拉取数据并计算差值；相邻的两天库存差异纯在的变动即delta值；当delta值不等于0的情况下，则代表该商品的库存处理在门店系统和ERP系统存在差异。

通过对异常库存的商品出入库记录进行分析，发现库存差异原因如下：

1）门店部分收货，但是门店系统回传的实际收货数量=应收数量，导致ERP库存偏小

根本原因：部分收货时，门店系统回传数值错误。

2）门店负库存销售，但是ERP系统不允许负库存出库，且相关单据未做进一步处理

根本原因1：门店日常实物与账面不一致，但为了保持正常业务进行，需要临时负卖。

根本原因2：配货单下发到门店系统，门店未验收即开始上架销售。

根本原因3：由于系统记录的商品条码错误，导致商品无法扫码出库，重新建一个商品用于出库。

根本原因4：仓库送错货，门店从不知来源渠道收货并销售。

根本原因5：门店入库大包装商品，但按照小包装出售。

3）门店盘点及报损数据未处理，导致数据偏大

根本原因：门店系统进行报损和盘点，但是相关单据并未被拉回ERP处理。

2. 仓库库存差异分析

同门店差异分析方法，对ERP和仓库库存差异变动进行分析，发现库存差异原因如下：

1）仓库部分发货时，EPR冻结库存未释放，可用库存偏小

根本原因：ERP采购单未能同步WMS采购单完结状态，并释放冻结库存。

2）ERP不允许库存为负数，两边库存总数不一致

根本原因：WMS出库单重复回传至ERP处理，导致库存偏小。

3）WMS自建单据的其他出库操作，数据未同步至ERP

根本原因：WMS系统进行报损和盘点，但是相关业务未同ERP进行对接。

四，库存问题优化

1. 问题优化方向

经过以上差异数据监控对比及根本原因分析，从以下几个方面进行处理：

• 对于仓库和门店系统产生的问题提出，并要求三方系统进行优化或规范。如：数据回传不能重复，部分收货时回传数据修正等。

• 对于系统已有功能的问题进行修复，包括：冻结库存处理，负库存处理等。

• 为各种异常场景梳理业务流程，提出系统解决方案，并进行相关功能开发。

由于前期缺少监控措施，导致库存出现异常，相关问题未及时排查，最终库存差异越来越大；因此需对监控措施进行完善。

2. 监控措施完善

结果层面：通过每日定时导或拉取wms及门店系统库存数据，记录相关库存差异值，delta值，生成库存异常记录，并将汇总对比结果推送至企业微信；技术每日检查相关数据，若已处理则提交处理结果并修改状态。

过程层面：对重复回传出/入库单结果，回传出/入库单且可能导致ERP库存为负，两种情况做监控，监控到异常情况，则直接推送告警信息至企业微信；此外由于门店负卖情况比较多，所以对于无法出库的单，增加页面集中展示，便于业务集中查看及处理（理论上门店系统自动生成调整单更合适）。

3. 库存问题解决方案

1）商品多规格/中小包装方案混卖方案

入库时，确定可能最小售卖单位，库存即以该最小规格进行存储；（防止可能出现的中包装卖到一半，需要转换成小包装去卖的场景—该场景下只能换一个商品去销售了）—这里的最小售卖单位原则上是能划分多细就多细，以防止后期可能出现问题。

以上最小规格商品创建后，若后续需要按照中包装或多种商品组合出售时，可以创建组合商品；组合商品由上述最小规格的商品组成，但可以独立设置价格及商品信息进行出售；当商品下发至门店系统时，组合商品也需要下发。

2）门店负卖解决方案

销售排队出库，库存足够则直接出库，并生成出库单；库存不足则状态为待出库，定时轮询直到库存满足再进行出库，并生成出库单和扣减库存（考虑到出库单也需要取成本价，因此取不到成本价的情况下，也不能生成出库单）。

此外为了确保库存能准确体现，可采取类似于在途库存的形式，在相关库存汇总报表里面，展示“待出库数”（考虑增加“待出库库存”表，便于页面展示时汇总统计待出库库存）。

对移动加权平均价的影响：库存总价值还是为正（因为还没真实出库），移动加权平均价也为正；计算移动加权平均价的时候，不考虑在途和待出库库存（若直接允许库存为负数，则会同时存在正数和负数的库存明细，影响移动加权平均价的计算）。

3）门店在途库存和冻结库存

重新检查并设计在途库存和冻结库存逻辑。

在途库存：仓库或门店入库业务单据生效后，即增加在途库存（总库存不变）；当业务单据取消或完成入库后，减少对应数量的在途库存（总库存伴随入库单回传后增加）。

冻结库存：仓库或门店出库业务单据生效后，即增加冻结库存（总库存不变，冻结库存增加）；当业务单据取消或完成出库后，减少对应数量的冻结库存（总库存减少，可用库存=总库存-冻结库存）。

4）商品资料存储及下发方案

商品下发跟采购单/调拨单/配货单走，否则没有入过库的商品，就会被业务盘点等，导致无缘无故增加库存，或在被盘盈/盘亏时，对应的盘盈入库单无法取到成本价，此外还可以避免门店在门店没有收货的情况下，就直接销售出库了。

正常使用商品名称，规格，条形码，生产厂家，批准文号其中的一项或多项来确定商品的唯一性，但是商品ID需要与这些信息区分开来，便于必要时刻对商品信息进行修改（如商品条码录入错误）；商品ID一般用商品分类+固定长度数字的组合，作为通信的唯一ID。

4. 系统功能完善

1）门店收货异常

门店入库单回传至erp系统时，拉取原仓库配货出库单，对比数据并自动生成差异记录，对于差异记录可在仓管进行定责后，自动生成入库单和出库单下发至wms系统（可根据单据类型对不同单据进行虚拟出入库）。

2）仓库报损

由于仓库那边不支持上传报损数据，因此，从erp系统推送报损数据至wms系统；业务操作层面由仓库确定报损的商品后，发邮件至仓管员，仓管员在erp系统上创建报损单，经过相关审批流后，通过出库单的形式推送至仓库进行出库。

3）仓库盘点

由于仓库那边不支持上传盘点数据，因此，从erp系统推送盘点数据至wms系统；业务操作层面由仓库确定盘点的商品后，发邮件至仓管员，仓管员在erp系统上创建盘点单，经过相关审批流后，通过出库单+入库单的形式推送至仓库进行出/入库。

4）仓库内移库

良品/残次品切换：为了便于仓库的作业，同时提供更精准的库存给业务方参考；库存分为两种：良品，不良品；其中良品可用于正常出库作业，不良品可用于报损及退货等；对于ERP系统来说，需要区分以上两种商品状态（也有用库存来区分的），所以当仓库做移库或库存调整导致商品状态变更的情况下，WMS相关单据同步回ERP进行变更。

商品批次控制：为了精准控制仓库的不同批次不同效期的商品数量，库存按照批号（有效期至）进行存储。

5. 库存处理框架

对库存相关处理框架进行改造，分为业务单据-出/入库单-库存的结构；在业务单据产生后，可以直接下发至下游仓库和门店系统，门店和仓库出入库单回传，必须先生成出/入库单，并根据出/入库单对库存进行调整。

对于业务发生在其他系统的（如门店销售，仓库报损及盘点等），统一拉取业务单据存储并排队进行出库，若库存满足则生成出库单后再进行库存调整操作。

五、结语

经过以上的问题查找-分析-解决，基本完成对库存的处理框架的优化，但是整个过程还是比较艰辛且阻力比较大。

由于项目前期严重质量问题，需要重新树立团队信心，取得业务方谅解并降低其期望值；在详细的解决方案上，落实到具体的业务操作流程及管理规范，以确保最终方案最终能落地；此外，需要持续对使用方进行培训及考核，包括集中培训及考核（制作问题并给业务方进行填写）等。