供应链管理最佳实践之预警流程

新冠肺炎病毒疫情不断地冲击着全球供应链，我们经常可能会陷入供应中断的风险之中。面对着各种突发的事件，如何高效地管理，保障供应链的运行？我们需要有一套系统性的流程，首先第一步就是预警。

供应链预警流程是通过系统性的流程，来警示风险，分析供应链中断严重程度，采取行动缓解风险损失。

此流程的目的是通过供应链预警模板，定义当有客户生产线停产风险或已经发生停产事故时，生产线、工厂、相关部门和公司高层之间的沟通方式。

一、定义预警级别

流程的负责人是制造商工厂的供应链经理或是总监。当他探测到供应链风险时，发布预警，并决定警报的级别。

在发布最高级别预警之前，需要得到工厂总经理的批准，因为一旦发出以后，它会被汇报给首席运营官，所以要慎重确认风险的严重性。根据客户供应链中断风险的严重程度，可以分为三个级别，如图所示。

第一级：风险程度最低。

虽然客户生产线即将有停产的风险，但是已确定了解决方案，由于普通的运输不能保障持续供应，所以需要安排专车来运送客户的产品零部件。

第二级：风险程度为中等。

虽然客户生产线即将有停产的风险，但是已确定了解决方案。由于供应风险更高，需要时效性最强的运输方式，即空运来消除客户生产线停产的风险。

除此以外，工厂每隔一段时间做出的产品，都需要立即运输给客户，所以会连续使用专车运输的方式保障供应。虽然风险较高，但总体还处于可控的状态。

第三级：最高级别的风险。

工厂还没有找到保障客户供应的解决方案，意味着客户生产线随时面临着停线的风险，甚至是已经发生过停线，即便持续使用空运来运输货物，也很难保证客户不会停产，不过这也是最快捷的运输方式了。在极端情况下，会选用空运包机和手提行李的方式来运输产品。

二、具体实施的方法

当客户生产线即将出现停产的风险时，工厂供应链经理立即根据预警模板发出警报，并根据警报级别和问题来源发送给接收方。

问题的来源分为三类：

1.内部工厂，包括了内部产能无法满足客户需求、机器设备故障、产品质量缺陷、人力资源不足、无法预测的需求、内部流程失调等。

2.外部供应商，包括供应商产能问题、采购协议问题、供应商的产品质量缺陷、设备故障或损坏、人力资源不足、供应商的欺诈行为等。

3.其他外部来源，包括交通运输延迟、气候自然灾害、政治危机动荡等。

工厂必须开启事故分析流程，并严格按照流程和时限进行处理，如快速反应必须在24小时之内完成。

当预警发出后，供应链经理必须每天向警报的接收方汇报进展情况，直至警报解除。如果客户的生产线供应得到了保障，交付情况恢复到正常后，警报即可关闭。

对于第三级的警报，除了问题彻底得到解决以外，工厂还需要制作一份此次事故的经验总结报告，作为对整个事件的复盘。

这份经验总结在得到上级主管批准以后，将会被收录在质量管理系统的数据库中，作为整个集团公司的参考资料，此时才可以关闭第三级别的警报。

三、预警模板和案例

下文通过一个真实案例来深入了解预警模板的使用方法，首先是基本信息，如图所示。

这是第二级别的预警，一家无锡的工厂，由于外部供应商的交付问题，导致影响了客户ABC的生产供应。为了详细地描述具体的问题，需要使用5W2H方法。

1.What happened? 发生了什么事情？

外部供应商未能在3月19日把原材料管子送到工厂。这是对于发生的事件描述，但它如何影响客户交付，还需要进一步分析。

2.Why is it a problem? 为什么它是个问题？

由于缺少管子，所以工厂不能生产传动连杆。因为缺料，导致无锡工厂的生产受到影响，两者之间有直接的因果关系。

3.When detected? 什么时候发现的问题？

2021年3月19日

4.Who detected? 谁发现的问题？

物料采购员张三

5.Where detected? 在哪里发现的问题？

无锡工厂

6.How detected? 如何发现的问题？

供应商回复

7.How many parts are concerned? 会影响多少产品？

4000套

除了5W2H，还需要更详细的问题描述，此次事故的情况如下：

供应商因为生产管子的原材料不足，所以在3月19日这周不能交付任何的管子，导致无锡工厂会在下周停产，等到管子在3月26日恢复供应以后，才能生产客户的传动连杆订单。

由于错过了客户ABC正常的上门提货时间，为了保障客户产线不会停线，无锡工厂可能要连续4周安排专车运输，预计要支付4万元的专车运输费用。根据风险级别划分规则，此次事件被定义为第二级的预警。

在描述完了问题后，工厂需要执行快速反应计划，同时寻求来自采购部和公司高层的帮助。

快速反应行动从两方面着手，首先是要求供应商迅速从其他的渠道获取制造管子的金属原料，其次是请求负责管理该供应商的采购寻源同事支持，一起推动供应商尽快解决原料短缺的问题。

工厂需要给出供应商一个明确的要求到货数量和日期，如在3月26日之前，必须到货4000件管子，这是工厂的底线。随后每周供应商都要到货2000件，这样才能保障后续生产供货计划。

危机处理小组的人员组成包括了供应链经理、采购经理、工厂生产经理和总经理，需要把具体负责人的名字写在模板上，责任落实到人，同时还要列出可以提供支持的人的信息。

无锡工厂还要和客户ABC公司进行沟通，解释即将发生的交货延迟情况，并汇报后续的交货恢复计划，让客户在第一时间了解潜在的风险。

由于沟通很及时，客户可以立即在内部调整生产计划，把因为缺少传动连杆而造成的停线损失降到最低。

作为一个有责任心的供应商，无锡工厂始终把保护客户的生产供应作为最高优先级的任务，面对潜在的供应风险，及时采取行动，将风险损失控制在最小范围之内。

预警流程就是把有可能造成客户停产的情况，根据不同的危机级别，传递给公司内部的相关部门负责人。这个机制的作用一方面是向各个部门负责人预警可能出现的危机，另一方面也是向高层领导寻求帮助。