你家的信息系统为什么越用越烂？

数字化转型话题越来越热了，这说明低效率的工作模式是许多人的痛点。一些企业已经上了各种各样的信息系统，但实际使用效果并不太好。

根据我多年的经验发现，很少有人会赞扬自家的系统好用，更多的情况是吐槽系统“睿智”。今天的文章就来分析探讨一下其中的原因。

一、造成系统不好用的原因有哪些？

我们先来了解系统是怎么搭建起来的。

信息系统都是预先开发好的，标准化的系统，并且是为了适用于大部分的运营场景而设计出来的。比如ERP软件服务商在访谈了数以千计的客户后，总结出了行业的最佳实践，然后设计出了一套通用性强的系统，足以满足80%的客户需求。

另外20%是各个垂直细分领域的特殊情况，这些特殊性主要来源于产品、工艺、原料和销售模式等，很难再协调成标准化的应用。

想要定制化开发，需要另外付钱，总体项目成本就可能会超出预算。另外定制化程度越是高，系统后期升级维护的费用也越高。

这套项目开发实施的方法论是久经考验的，没有问题的。为什么大家对系统还有许多抱怨呢？问题可能出在了这几个方面。

一个信息系统项目的实施团队主要是外部顾问和内部团队，顾问都是富有经验的，一般不会出大问题。

内部团队由IT和业务部门组成实施小组，在他们之上还有项目总负责人，一般是公司高层，不具体参与项目，主要是提供各类的支持，协调内部资源。

业务部门的输入非常重要，但这块往往会被忽视。一些部门的负责人对项目不重视，对系统不了解，在项目开发阶段提不出任何意见。

结果可想而知，系统上线以后，系统使用者发现一些别扭不合理的地方，想要更改应用，被告知需要增加费用。开局不利，大家对系统的第一印象就不太好了。

接下来又发生了什么？我们的商业场景发生了变化，而系统还停留在原地。一般是先有了流程，然后才有的系统，用句行话说，系统就是把流程固化下来。这样的好处是使用者都能按照标准流程操作，确保运行的结果不会跑偏。

这条规则特别适用于公司内部流程，比如仓库领料，应该是根据生产计划，仓库配料，然后送上产线，最后过账，这样库存数量就不会出错。

但是供应链有许多外部的协同，流程经常是会改动的，比如商品以前是卖给经销商的，现在直发给消费者了，发货的模式和流程变了，系统里的设计也应该更改。

可是所有的系统变动都是要收费的，其实这也很正常，想要修改应用，软件服务商就需要投入人工，这就是成本，不可能免费来服务客户。

但是用户体验就比较差，觉得服务商做什么事情都要收费，领导还不给批，最后只能忍一下，把系统线上操作改为线下手工操作，渐渐地就脱离了系统，于是就有了“这系统不好用”的负面情绪。

公司业务越来越多，运营也就越来越复杂，工作就要精耕细作，需要不同的系统来支持业务运行。如果是由不同服务商提供的系统，它们之间的数据库可能是不互通的，员工在ERP里操作了一遍，还要在别的系统里再做一遍，产生了大量重复输入数据的情况。

为了预防系统崩溃，确保数据准确性，还要在Excel里再做一遍手工账，做到后来就是彻底晕了。昂贵的系统逐渐成了摆设，感觉还不如电子表格靠谱。员工对系统丧失信心，感觉越用越烂。

二、如何恢复对信息系统的信心？

1．端正态度，坚持使用系统

想要恢复对系统使用的信心，首先要端正态度。从上至下要有统一的思想，系统虽不太好用，但是依然要相信系统，毕竟它是参考了大量最佳实践而开发出来的，在许多行业、企业里获得了成功应用，必然是有它的道理在里面。

系统的架构者在设计的时候花了许多心思，我们需要在使用过程中进行探索，才能慢慢地理解其中的逻辑。不要因为大家说系统很烂，就人云亦云，放弃使用系统。

当我们在系统操作时发现问题的时候，有些人不去深究其中的原因，简单地把问题归咎于系统不好用。系统不会说话，不能为自己反驳，就成了背锅侠。

我们应该从事实出发，通过数据分析，找出问题的原因，最后纠正错误。只有端正我们的态度才能开始恢复信心。

2．培训员工的数字化思维

为了更好地使用信息系统，我们需要培养员工的数字思维。系统架构的应用之间是有逻辑关系的，而且非常缜密。

使用者在执行日常操作之外，还应该去了解一下系统的逻辑关系。为了做到这点，员工应该对数字有些感觉，慢慢地训练逻辑思维能力。

我们可以从Excel的使用入手，逐渐来理解字段、工作表、数据汇总这些概念。大家不要小看Excel，默认这是所有人应该掌握的技能，从实际情况上来看，许多人的Excel技能还停留在初级阶段，可能连排序都不太会用，更别说是稍微复杂一点的公式和数据透视。

通过熟练掌握Excel，然后进阶学一点点数据关联，对于理解系统背后的逻辑是非常有帮助的，这需要有一个循序渐进的训练过程。员工的数字思维能力培养起来了，面对系统应用也就更有信心，能够主动、准确地提出合理的改进意见，逐渐完善系统的功能。

3．坚持Single source of truth的原则

Single source of truth就是单一数据源，经常有这种情况，我们在一个系统或表格里输入了一遍数据，但还需要在另一个地方重复一遍输入动作，这是毫无意义的重复劳动，纯属浪费。

造成这种现象的根源是数据之间不能互通，对于数据量较少的情况，手工做一下可以接受。但遇到数据量很大的情况，你怎么办？

我们应该思考如何只需要输入一次数据，就可以同步到关联的表单之中。Single source of truth可以简化工作，提高效率和数据输入的准确性。培养这种思维也属于数字思维的一部分，需要多加练习。

部门管理者应该深度了解系统之间的数据传输问题，帮助员工解决操作上的困扰，有些系统改进花不了多少钱，但效果很好。主动地消除使用上的问题，比如数据源，就能够提升员工对信息系统操作的积极性，重拾对它的信心。

我们很容易会陷入信息化、数字化的误区，认为现有的系统不好用，就开始自暴自弃，不再信任系统，或是盲目追求最先进的技术，没有意识到数字化的基础还不牢固。我们需要经常反思，找出问题，认清方向，重归数字化正确的大道。