采购部的文件管理

— 1 —

一个机会

2017年12月6日，星期三，天寒地冻。

这几天小明过得挺轻松，因为皮经理休假，部门的工作节奏自然缓慢了下来。就在小明想着下班后去哪吃饭的时候，手机铃声突然响了起来。是皮经理打来的。“一定有什么着急的事情。”小明心想，于是赶忙接听。

“最近忙不忙？”皮经理在电话那头客气地询问。

面对这个职场通用问题，年轻的小明已经知道如何回答。

“工作一般都能在8小时内完成，偶尔需要加班。”这么回答，既显得自己能够胜任工作，又显得工作量刚好饱和。

“不错，我刚才接到质量部的通知，明天要内审，为期三天。你做过经理助理，对部门的流程和文件熟悉，你能代我做好吧？”

小明本能地想要推脱，但是转念又一想，这是一个很好的了解企业内审的机会。

“好啊，我可以学到很多东西。”小明直言不讳。

“我相信你的能力，重点是内审员要记录什么，你就提供什么，应该没有什么问题。”皮经理说得就像自己把部门管理得天衣无缝似的。

“这就好。”小明虽然表面迎合，但是心里没底，因为他很清楚，部门内有些员工根本就不做文件管理，不出问题才怪。

— 2 —

内审会议

第二天，事先安排好的内审会议开始了。

“小明，请您说说采购部都有哪些管理文件？”内审员非常专业，按照既定的流程开始审核。

“你问这个干什么？”小明不解。

“你是采购部管理者的代表，你应该知道部门依据什么来管理。”内审员颇有不悦。

“哦，我们有《供应商管理手册》和《供应商准入制度》。”小明仅凭日常工作中接触到的管理文件回答。

“你说得很对。能给我讲一讲它们的内容吗？”内审员在不动声色地考验小明。

“《供应商管理手册》包含寻源、竞价、合同、供应商绩效考核等内容，而《供应商准入制度》包含供应商的分类和准入审批流程。”

“非常好。那么请问，采购部的合格供应商名录放在哪里？”内审员其实已经感觉到小明并不十分熟悉管理文件的内容，所以继续追问。

“这个我不清楚。”小明实在想不起来，不敢乱说。

“这是一份受控文件，意味着发布的版本已经保存在公司的文件管理系统中。”内审员好心说道。

“哦，学到了。”小明感到很不好意思。

“既然管理文件清楚了，接下来就要检查记录是否规范。首先，我还得向您请教，采购部都有哪些记录文件？”内审员讲话虽然客气，但是锋芒毕露。

“这个我知道的，有以下记录: 

(1)保密协议; 

(2)供应商自评表; 

(3)供应商的ISO 证书; 

(4)质保协议; 

(5)供应商准入批准; 

(6)图纸发放记录; 

(7)订单; 

(8)合同; 

(9)首件检验报告; 

(10)APQP; 

(11)PPAP; 

(12)供应商审核报告; 

(13)审核问题关闭记录。”

小明毕竟做过采购助理，对记录文件非常熟悉。

“这次回答得很完整。那么，接下来我要抽检了……”

— 3 —

及时发现问题

三天的内审很快过去，由于记录填写不规范等问题，采购部被抓了个现行。皮经理在管理会上只能表态说虚心接受内审结果，立即开始整改。

得知此事后，小明非常自责，认为是自己把内审搞砸了，不好意思见皮经理。看到小明的精神状态不好，皮经理主动找到小明说：“这次内审，我对你的表现最满意。”

“捅了这么大的篓子，您不骂我就行了。”小明心想，皮经理真会开玩笑。

“绝对没有，我是这么看的，在内审时尽量多地暴露问题，要比在外审时被发现问题强上百倍。也怪我平时只抓业务，疏于管理，导致这么多记录填写得不完善，是该让相应的采购员重视起来了。”皮经理很善于反思。

“接下来，你要与每一位采购员做一次100%的检查，确保补齐记录。”想清楚后，皮经理立即给小明指派任务。

“谢谢领导信任，我也想把问题彻底解决。顺便，我还想把记录的电子化存档做起来,收集和管理纸质记录太过繁琐。”

“很好的想法，放手干吧，我等着你的好消息。”皮经理满意地笑了。