供应商送货数量出现异常该怎么处理？使用5why法！

供应商送货数量出现异常该怎么处理？

咱们先来定义一下“异常”的概念，就是供应商实际送货的数量，大于或小于订单承诺的数量。

开箱清点发现的数量差异，或是来料质量问题，我们先搁置一边暂不讨论。当然了，这些问题也值得研究，但碍于篇幅有限，不在本文的范围之内。

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多送或是少送，

都不是好事！

送得多了，可能给客户增加不需要的原料库存，堆在仓库里，暂时用不上。另外还会增加客户收货的工作量。

不在计划中的货物是否要收进来？如果客户同意收，又得要更改系统里的采购订单，否则没法过账。反复来回折腾，给原本就很忙碌的仓库，又凭空多造出一些事情来。

相反的，送货数量少了也是一件麻烦事。一些等着用的物料没到货，生产计划和客户的出货计划都会被打乱。

到了最后，如果没有赶上原定的出货安排，还会引起额外的运输费用和客户投诉。

02

出了问题，

就要分析原因。

亡羊补牢，先要知道哪里有漏洞。

知错能改，先搞清错在什么地方。

分析原因的方法有几种，比如鱼骨图和5why分析法，今天咱们重点说一说后者。

5Why分析法简介

5Why是用来识别和说明因果关系链，目的是解决根本原因以防止问题重演。掉进坑里不可怕，可怕的是反复掉进同一个坑里。

为了识别真正的问题根源，我们就要把问题的因果关系捋清楚，这非常考验人的逻辑思考能力。

我们需要通过不断提问前一个事件为什么会发生，直到回答发现“没有更好的理由”，到了这个时候，提问者会有一种豁然开朗“啊哈”的感觉。又或者一个新故障模式被发现时，提问才会停止。

5个Why不是说一定就要连问5个问题，有可能问了 1个question就直接击中命门，也有可能连问10个都没找到根源。五个问题或六个钱包，都只是一个约定俗成的叫法。

问题的冰山

问题就像是一座冰山，我们平时看到的都是表象，找到直接的原因并不难。

比如上班为什么会迟到？直接原因是早上出门晚了半小时。如何保证以后不会迟到？这还要继续深挖下去，直到发现真正的原因，比如是昨天晚上喝了一杯4个浓度的美式咖啡，晚上失眠了，导致早上起不来。

针对这个问题的永久性措施就是晚上不能再喝咖啡。

提问的方式

这里有一些好的提问方式供参考，当然不局限于以下这些。

• 处理直接原因会防止同样的问题再次发生吗？

• 如果不能，我能够发现下一级的原因吗？

• 如果不能，我该怀疑什么才是下一级的原因？

• 我如何才能核实和确认还有下一级的原因呢？

• 处理了这一级原因，能否防止问题再次发生？

5why分析法表单

注意事项

使用5why分析的时候要注意这三个原则：

1。要绝对的客观，用实事描述，而非猜测，优先使用数据进行说明，也就是能用数据说话的，就绝不要讲故事。

2。不要认为答案是显而易见的，不要运用经验过快地得出结论。我们很容易掉进经验主义的陷阱里，这就像是新手司机上路，大多都谨慎小心，不太会出事，而开了7,8年车的老司机们往往最容易掉以轻心，发生交通事故。

3。如果不完全熟悉过程，就组建一个相关部门成的小组完成分析。请真正懂行的人来，一起解决专业技术方面的问题。

举个例子

如果供应商送货的时候，出现实际发货数量，少于承诺发货数量，接下来该怎么分析？

第一个why比较简单，比如“供应商的成品仓库没有按照出货计划发货”。

那么第二个why又是什么呢？如果回答是“成品仓库新招的发货工人粗心大意”，这里存在着什么问题？

还记得葛优大爷的名言吗？“酒要一口一口地喝，路要一步一步走，步子迈大了，容易扯着蛋”。话糙，理不糙。

我们在分析原因的时候，一定要注意避免直接引导到人的因素，因为这样做会妨碍查出真正的问题原因。

我们容易把问题归结到某个人或是群体，然后就把改善的对策写为“对员工进行培训教育”，这样往往不能找出问题的根源，而只会找出几个临时工替罪羊。

使用实事，而非推论

依然是之前的那个问题“供应商送货的时候，出现实际发货数量，少于承诺发货数量”，如果我们这样问：

Why 1？

原因：成品仓库没有按照出货计划发货。

Why 2？

原因：在拣货时，仓库工人没有找到货物。

Why 3？

原因：库存数量有误，导致工人找不到货。

Why 4？

原因：成品入库重复做账导致账物不一致。

Why 5？

原因：没有成品入库流程，没有培训新员工。

这样提问，就可以避免把矛头指向人，而是指向更加客观的流程制度方面。围绕问题本身，而不是finger pointing to somebody.

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其他的工具

先介绍一种目视化记录收货差异的看板，可以放置在物流办公室内，或是每日例会的场所。

目视化看板的优点是直观明了，放在公共区域，所有相关人员都可以看到。在这份收货差异看板上，可以包含以下这些关键信息：

• 物料采购员（责任落实到人）。

• 差异种类（许诺vs订单、接收vs送货）。

• 相关信息（供应商，零件号，包装数量，生产线，客户） 。

• 原因分析（商务、预测、供应商产能或其他）。

• 对应措施，行动计划。

• 负责人，最后期限，关闭日期，签字确认。

还有一项很重要的措施，那就是设定一个预警机制。

这是一个简化版的流程，真实的情况可能要比这个复杂很多。

总结一下，本篇简单介绍了5why分析法在针对送货数量差异情况的使用方法和注意事项，希望对您有所帮助！