报警太多，等于没有报警：物料管理缺货断料预警的分级预警方法

一位朋友发来一份他做的《物料断货预警表》。我打开一看，一片红（如下图），即几乎所有的物料都报警了（我快速的从上滚到下，这个表200多个物料，目测没报警不到30个）。

我有点懵，问这位朋友：“这次新冠肺炎影响，你们刚复工就需要采购几乎所有的物料吗？年前没准备一点库存吗？”

朋友说：“这倒不是，我们不用采购，按目前复工的一点点订单，现在的库存用一个多月没有问题。”

我有点纳闷了，“那你这个表怎么差不多全都报警了？”

“这不是为了提醒吗？提前报警，提前做准备。”朋友很快的回复。

我对着屏幕呼了一口气，和他说：“报警太多，等于没有报警。”

没等他回答，我继续说：“预警针对的是异常，异常太多，那代表没有异常。而对于你的问题，物料断货的预警，不必要为了担心而放宽太多，那样得不偿失。如果想要提前做准备，那我们可以对物料分类管理，采用分级预警的方法进行解决。”

预警针对的是异常，异常太多，那代表没有异常。

我特意搜了一下预警的定义。

预警是指在灾害或灾难以及其他需要提防的危险发生之前，根据以往的总结的规律或观测得到的可能性前兆，向相关部门发出紧急信号，报告危险情况，以避免危害在不知情或准备不足的情况下发生，从而最大程度的减轻危害所造成的损失的行为。

灾害、灾难、危险，这些都是异常，异常是什么？异常是指正常情况下不会发生的事，是少数情况，如果异常太多，那就不是异常，那代表没有异常。一般报警有两种情况。

1、确实异常太多。那代表我们面对的就是这种“异常”，这种“异常”是我们的正常，我们需要做的是找到办法，形成既有的流程来解决和处理这种异常的正常。比如天天断料，绝大部分物料断料，那报警没有意义，也完全不需要报警，我们首先要做的是将断料当做正常来应对。

2、虚假的异常。也就是人为放大造成异常，这其实是正常，就如上文那位朋友的例子，明明没有断料，明明不需要报警，却人为放大造成报警。这其实完全没有必要。这样做，除了让真正的异常无法有效预警外，还会造成我们大面积的资源浪费（应对异常需要耗费比正常更多的资源）。

以分级预警思路进行物料断料预警设置。

我在不同的文章中提到，物料管理最低级最低效的一种方法是一刀切。

我们做供应链计划，做库存控制，都不能采取一刀切的方法进行管理。我们需要对物料进行分类，根据不同的类别采取不同的管理策略和管理办法，以更好的满足内外部客户需求，更好的控制库存。

设置物料断料预警，我们同样要采取分类的思路，按不同的类别采取不同的预警方法，避免大面积的报警（一片红），从而使报警起到应有的作用。

在物料分类的基础上，为简单化管理，我建议分两级进行物料断料预警即可，并且，将预警提示放在不同的两列（即不要一列显示，否则看起来又是大面积报警，造成心理疲劳）。

1、红色报警列。

物料缺货断料管理中，红色报警是真正的报警，即将出现红色报警时，我们必须采取措施，否则会有大概率出现断料。（注，这里说的是缺货断料预警，默认情况下采购订单已正常下达。）

我们判定如下三种情况，当满足其中一个条件时，即跳出红色报警。

（1）、物料库存低于1天的用量。这点不用说了，都不够一天用的了，当然需要报警。

（2）、物料库存低于供应商运输提前期的用量。为简化，这里的供应商运输提前期包括供应商的送货时间及仓库的检验入库时间（即检验提前期）。比如某物料以快速发货，需要3天到达仓库和检验入库，那运输提前期就是3天。供应商运输提前期的用量等于运输提前期*日均需求量。

（3）、物料库存+在途订单低于订货提前期内已产生订单的需求量。比如订货提前期为5天，如果已产生需要在这5天内发货的订单对该物料的需求量超过现有库存，那么，需要红色报警。

2、黄色报警列。

黄色报警是较次一级的报警，其实不是真正的报警，是人为放大的报警，也就是上文我那位朋友说的用来“提前做准备”的报警。

我们从三个维度进行黄色报警设置，即同时满足以下三个条件，即跳出报警提醒。注意，这三个条件是同时满足。

（1）、没有红色报警。即已经红色报警的物料，不再进行黄色报警。

（2）、物料库存低于3天的用量。放大到三天，应该有足够的时间提前准备，再放大，会增加工作量，耗费资源，完全没有必要。

（3）、库存底存+在途订单低于订货提前期的用量。这个用量是我们正常的预测需求量，当物料库存小于订货提前期的用量进行报警，其目的是提醒供应商组织生产（或确认采购已下单）。

本文总结。

针对朋友的《物料断货预警表》，帮他总结两点如下。

1、不要设置太多的报警，或不要让太多报警的结果出现，因为，预警针对的是异常，异常太多，那代表没有异常。

2、我们可以用分级预警思路进行物料断料预警设置，分两级进行物料断料预警（红黄预警），并且，将预警提示放在不同的两列：红色预警列和黄色预警列。