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报价邀请书的12个要点

[罗戈导读]​笔者在多年的从业经历中,经常看到很多采购在询价时漏洞百出,选择的供应商并非最优。 因此,笔者总结了报价邀请书的12个要点供读者参考。

笔者在多年的从业经历中,经常看到很多采购在询价时漏洞百出,选择的供应商并非最优。

因此,笔者总结了报价邀请书的12个要点供读者参考。

 1 

报价有限期和报价截止日

报价有效期是由供应商提交给采购,用来决定中标价格的有效期限。

例如,供应商提供了一份价格很低的钢材报价单并明确告知报价有效期是30天,但由于种种原因,采购在30天后才发出订单。在这段时间,由于钢材价格上涨,供应商无法维持之前的报价,于是提出涨价。因报价有效期已过,采购只能接受。

报价截止日是供应商向采购提交报价的截止日。

如果供应商未能在报价截止日前提交报价,则被视为退出。但是在实际工作中,经常会有供应商在报价截止日过后报出比其他各家都低的价格,此时采购应该怎么办呢?笔者建议,遇到这种情况时,采购不要自己做决定,一定要向上级领导请示,由领导或者团队集体决定。

 2 

对投标人的资质要求

政府对特殊行业有资质要求,例如,土建招标需要供应商提供建筑资质,电控柜招标需要供应商提供配电资质,化学品招标需要供应商提供危化品经营许可。

一些行业会有特殊的质量体系要求,例如,汽车行业要求制造商通过IATF16949认证,医疗器械行业要求制造商通过ISO13485认证,一般制造业要求制造商通过ISO9001认证。对于MRO类物资,有些公司根据自身需要,可能会要求供应商是原厂或者具备代理资质。

 3 

商品描述和需求信息

商品描述说简单也简单,说复杂也复杂。对于标准品,采购只要知道品牌和规格即可。但是,定制件往往涉及图纸或功能要求。

在询价阶段,设计工程师常常没有完成图纸或者材料清单(Bill Of Material,BOM),采购只能依靠功能描述让供应商报价。

采购要在报价邀请书中尽可能完整地描述需求信息,包括样件数量和需求时间,量产开始时间和爬坡计划,年度采购峰值和最小值,项目结束时间和产品生命周期总量等。

 4 

项目时间节点

项目时间节点是对甲方需求信息的进一步明确,包括样品的图纸和BOM何时完成,样品的模具何时开具,样品何时提交,模具多久完成修改,量产条件何时具备等。

 5 

账期

账期一定要在报价邀请书里写清楚,否则很容易产生争议。例如,从表面上看,某供应商的价格略低于其他供应商,但是在产品定点后它未必会同意甲方提出的账期。比较账期差异后,该供应商未必是最优选择。

 6 

交货地点和贸易条款

交货地点和贸易条款关系到物权转移和物流成本转移。如果不在报价邀请书中写明,有的供应商按照出厂价报价,有的供应商按照到门价报价,采购就可能会选错供应商。

 7 

质量要求

在新产品的询价阶段,采购往往很难从设计工程师或者质量工程师处拿到完整的质量要求。

这就要求采购在报价邀请书中详尽地描述外购件的使用环境、使用要求和所要实现的功能,以防将来明确质量要求时供应商提出涨价。

 8 

特殊要求

很多公司对供应商的售后服务有特殊要求。例如,针对设备,生产部门会要求供应商提供培训服务,工艺部门会要求供应商在设备出现问题后24小时内提供诊断服务,维修部门会要求供应商定义备件并且备库。

 9 

在供应商处的投资

很多时候,采购需要支付在供应商处的工具、工装或模具等资产的费用,以便限制这些资产只生产自己公司的外购件。

在制作报价邀请书时,采购要罗列在供应商处可能发生的投资,以便各家供应商统一报价、公平比价。

 10 

合同模板(含质保协议)

这是很多采购在询价时容易忽略的关键点。不少采购常常在选定供应商后才向供应商提供合同模板,供应商却突然说法务不同意签署这份合同,需要做很多修改。结果双方僵持不下,最后采购只能妥协。

正确的做法是,采购应该把合同模板(含质保协议)作为附件一起发出,让供应商在报价前确认是否接受,如供应商不接受,则不给供应商报价的机会。

 11 

最小起订量和订货周期

如果采购不在报价邀请书中提出最小起订量和订货周期,就会产生不公平和不好谈的问题。

例如,一家供应商按照最小起订量100个报价,而另一家按照1000个报价,后者的报价略低于前者。在这种情况下,采购会选错供应商。

 12 

报价联系人、地址、电话和邮箱

这是报价邀请书的必备信息。在报价期间,采购应当要求所有的供应商只允许把报价发给自己,即甲方唯一授权的报价联系人。如果供应商把报价同时发给别人,如项目经理,即被视为有串标嫌疑,采购可以酌情决定废标。

采购可以将上述第2、5、7、8、11项作为整体方案中的打分项,用来综合考评最优供应商。

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