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【干货】如何解决供应商的成本、质量与交付之间的矛盾

[罗戈导读]采购工作是一项服务性的工作,既要服务于成本、质量以及及时交付,又要致力于成本、质量以及交付到达最优,并且用一个案例做出说明。

近期,采购小张参加了一场某大型外企的面试,岗位的要求是IT软件的采购背景,由于小张的工作背景与该岗位高度匹配,故直接进入了二面。

二面的面试官为招聘岗位的直接领导,面试结束后,作为有丰富采购经验的小张,对于自己的应答很满意。

但是猎头小刘传递的反馈,让小张非常吃惊。

“对方的HR认为,你的发挥不好,回答的比较虚,特别是针对如何平衡成本与质量,以及成本与交付的问题,需要给出具体的解决方案,有所取舍。”猎头小刘说道。

小张开始回想着自己的应答:采购工作是一项服务性的工作,既要服务于成本、质量以及及时交付,又要致力于成本、质量以及交付到达最优,并且用一个案例做出说明。

那么这个问题该如何回答呢?今天带大家来一起探讨一下。

 1 

供应商的寻源

先来说说寻源,供应商寻源是采购人员必备的专业技能之一,不仅要找到还要快速找到合适的供应商。

在网络信息大爆炸的时代,采购的伙伴们,不用去手忙脚乱的翻名片夹或者拿个小本本一个个记录供应商的名字了。

下面就介绍几种常用的寻源渠道:

1、现有的供应商库,包括集团以及子公司的供应商库;

2、同事、同行、客户推荐;

3、网络搜索引擎、专业的采购网站、行业协会网站等网上信息;

4、专业展会、行业峰会、主题论坛等;

5、供应商的竞争对手是潜在的供应商。

了解了寻源的途径,接下来就是如何选择到合格的潜在供应商,也就是供应商的开发。

 2 

供应商的开发

一般情况下,供应商开发中需要注意以下两点:

第一,对潜在供应商的分类市场进行竞争性分析。要了解一下该市场谁是领导者以及目前市场的发展趋势怎样。

然后再分析潜在供应商在市场中的定位,进而对潜在供应商有一个大致的排序。这一点,在后续的供应商关系维护中发挥着重要的作用。

第二,成本控制。成本控制的常用方法为:询比价、招投标以及商务议价等方法。

但是要注意不是价格低的供应商就能中选,一定要综合考量其他采购因素。

在大多数大型企业中,供应商开发的基本准则是“Q.C.D.S”原则,也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。

这里笔者给大家一个简单的案例,在笔者参与的一个软件项目的采购中,A供应商的技术分值比B高很多,但是价格比B高出40%,基于公司预算的管控,最终选定了B为供应商。

但是在项目实施过程中,B提供的技术人员参差不齐,导致多次项目延期,间接导致:

(1)客户浪费了前期投入的大量人力资源,并且需要额外投入更多的资源;

(2)系统是服务于客户的业务,推迟上线影响客户正常的业务开展。这些损失可能远远大于高出的40%的成本。

 3 

供应商考核

采购不跟进,等于工作白做。

制定一个良好的供应商考核标准尤为重要,对于保障供应商在具体的实施过程中的服务质量以及后续的售后服务质量具有至关重要的作用。

我们可以通过对一些关键指标如质量、成本、按时交付率、服务、售后以及技术等指标,对供应商进行持续的考核和监督。

 4 

供应商关系维护

对于绩效考核达标的供应商或者表现优秀的供应商,可以给予一定的奖励。比如可以扩大此供应商的采购份额或者在后续的项目合作中适当缩短账期等。

如果低于考核标准,则需要协助其进行改善。比如:培训供应商,处理项目实施中遇到的各种复杂问题。

如果供应商在规定的时间内,经过改善后,仍然无法达标,那就需要需要考虑切换供应商。

另外,在前面我们提到过,供应商在市场中的地位,在供应商关系维护中发挥着重要的作用。

举个例子,如果该家供应商在该市场领域处于领导者的位置,相对强势,那就需要客户发挥积极的态度维持长期的合作关系。

供应商关系维护是稳定供应商资源的重要环节,缺失这个环节,可能会导致优质供应商的流失。

 5 

实战演练

H公司需要把海外官网统一迁移到Magento的平台上。

采购需求:

1、Magento的年度授权;

2、官网迁移的实施服务商。

针对此项目的,开展采购工作如下。

1

供应商的寻源

首先,市场竞争性分析。

(1)针对授权的部分,经过使用部门以及采购部门的调研,Magento的平台类似于国内的京东和淘宝,具有一定垄断地位;

(2)针对实施商的部分,选择Magento认证的实施商,同时,商务人员针对此项技术人员的薪酬做调研;

最终选定了三家实施商入围本项目潜在供应商清单,并且得到初步的预算,超过100万。

2

供应商的开发 

根据H公司的招投标制度,超过100万的项目,需要采购招投标的方式。

成立招投标小组和评标小组以及监标小组,制定出评标的标准,分为技术标和商务标,总分100分,占比分配:技术标50%,商务标50%。

技术表和商务表的打分维度详见表格一和表格二。


▲技术打分表

▲商务打分表

3

供应商绩效考核 

通过跨部门的协作,由商务部门牵头,协同使用以及技术部门制定出评估的维度(详见表格三)以及打分的标准和占比。

分数低于60分的需要协助供应商改善。


▲供应商考核表

4

供应商关系的维护 

经过以上几个部分的工作,最终该供应商被列为优质供应商,并且同时得到试用和技术部门的高分。

商务在后续的同类项目中,给与该供应商更多的优先权。

5

结果评定 

通过招投标的方式,选定综合成绩排名第一名的厂商为拟定中标单位。

项目交付完成后,由商务部门牵头,参与项目实施的使用部门以及技术部门进行打分。

商务部门收集打分表后,计算出综合成绩,并发布在招投标小组群。

从供应商的开发和评估以及后续的绩效考核,无论是成本,还是从技术、质量、交付,还是成本和售后服务,全程透明,均为团队集体决策。同时,选择的标准是透明的,故对各家供应商而言也做到同等对待。

通过对这个问题的展开说明,大家会发现,采购的工作就是找到不确定性因素,再通过细节管理不确定因素,最后总结出通用的解决办法。

这样无论遇到何种问题,都能从容应对。

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