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在执行恢复订单交付流程的过程中,首先我们要做的一个活动是提高数据的质量。因为在日常的数据统计中,可能会由于数据的问题,导致最后统计结果偏离了事实的真相,因此要提高数据的质量。
对于按时交付来说,我们要检查下列流程,确保能满足客户交付的要求。
第一,明确并记录客户交付要求,比如客户要求的Delivery date,是发货的日期,还是到货的日期。
第二,针对交付计划进行沟通。
第三,了解运输情况。
我们需要对服务水平的失效模式进行分解。统计每一种失效模式占总数的百分比,最后的汇总结果应该是100%。在这个过程中找出可能存在的数据错误和真正导致交付问题的原因。
对于足量交付,我们需要检查的流程主要是,交付计划和沟通方面。
客户是否可以接受我们欠交订单的数量?比如新产品在刚开始交付的时候,由于模具原因,没能达到理论中的产出数量,不能按照订单数量交货。这是否可以被客户接受?
对于新品,如果客户要求的交付周期很短,我们是否能够满足需求的数量,这些都是需要检查的流程。
我们在统计数据的时候,也要把失效模式分解来体现,查找出是否有数据的错误,并找出不能足量交付的真实原因。
在这个活动中,我们需要评审当前的流程,确保能够满足客户服务的目标。
我们需要列出当前检查节点的清单。比如说在接到客户订单时,重要的节点有接收订单、确认订单、评审订单,还有订单转化为出货计划,然后检查生产计划和原材料采购计划等等。
诸如此类都是需要检查的节点,我们要在流程中查看关键的节点,不能遗漏掉任何一个。最后我们要确保流程已经在实施了,没有出现“说一套,做一套”的情况,那样的话流程就是处于失控的状态。
此活动是在检查是否按照客户要求进行交付。在我之前的文章曾谈到过物流协议就是属于这样的情况。
在物流协议中,有规定关于预测、订单、文档、装载方式、交货频率、提货可等待时间,和包装标签标准等等,这些就是客户明确的要求,我们需要来检查是否根据客户的要求执行了。
由于按时交付与物流运输有关,足量是和库存生产有关,因此我们需要花开两朵,各表一枝。首先我们来讲按时交付,需要检查运输计划。
运输计划包括周计划和日计划,周计划是在战术层面的,而每天计划是关于具体操作。周计划的输入主要有根据客户要求交付数量,生产计划和包装部门能力,以此排出一个每周的交付计划。
仓库负责出货的人员,根据包装部和仓库的人力配置,制定出每天的运输计划,并交给仓库操作人员进行实施。我们需要对于周计划和日计划都进行检查,验证流程是否贯彻实施或是存在不合理之处。
对于足量交付来说,我们需要检查库存水平的设置,其中包括了成品、在制品和原材料,我们还要查看安全库存的参数。
具体需要检查的有:
客户需要设置多少安全库存?
供应商送货的频率是多少?
供应商到货的前置时间是多少?
这些供应商是否都可靠?
最小起订量是多少?
SKU是Fast moving,还是Slow moving?
我们是否存在任何的产能约束?
如果我们使用ABC库存分类法,对于A类,价值占比超过70%的SKU,理想状态下它的库存水平,应该是在1~2周的用量。
对于B类产品,价值占总金额的10~20%的,合理的库存天数应该是在1~3周。对于C类产品,由于库存价值比较低,不到10%,我们可以放宽库存天数至1~4周。这是一个较为合理的库存水平,我们需要检查所有的SKU,是否都分布在这个区间之内。
足量交付接下来要检查的是需求计划流程,确保相关流程有效的实施。
首先要检查所有的需求信号是否都已经获取了。预测的偏差是否在允许范围之内?如果预测信息是由销售和市场部提供的,那么他们是否有按时提供预测的信息?是否提供质量较高的信息,而不是用太忙没时间处理来作为借口。
第二步我们需要确保生产计划,使用了同样的预测数据,保证数据来源的一致性。
销售从客户那边得到的是基于Product Family的汇总数量或金额,但可能没有细分到具体SKU层面,而销售客服拿到的预测是细分到SKU层面的。
我们需要把这两个数据源进行对比,确保不会有太大的偏差。生产计划也需要和需求计划紧密地合作,来确保数据的准确性。
第三步是关于销售和运营计划流程,也就是S&OP,是否有效地平衡了供应和需求。
一方面是由销售和市场部提供的销售额、利润和服务水平的要求,另一方面是工厂制造提出的成本、库存、产能、资金和维修等具体问题。我们需要在需求和供应两者之间实现一个平衡。
我们要确保流程操作,包括企业内部和外部供应商,都符合标准的规定。如果操作标准制定不当,可能会造成服务水平的下降。
在运输过程中,第三方物流公司是否合规,比如车龄低于规定年限、防自燃防爆胎等定期检查、行驶限速和车型合规等等。我们要对比实际绩效和客户的需求。如有必要,需要和其他部门合作,共同解决问题。
因为不同的客户有不同的收货要求,因此要确保遵守客户的要求。如同我之前文章中提到的物流协议,客户会对条形码和收货文件都有明确的要求。
比如说,关于包装和标签的标准。如果供应商选择使用可回收塑料箱,需要在可被接受的尺寸和颜色中进行选择。如果是用纸箱包装,也只能在一定的标准范围内选用。还有重量的标准,单个包装重量必须小于15公斤。
标签的标准,每个包装都必须贴有标签,上面显示客户的零件号,订单号,数量,生产日期和供应商等信息,而且确保标签的位置容易被识别。包装接受的标准是没有破损,而且包装标签可以被清晰地看见,包装标签的信息与实物一致(型号/数量等)。
对于出货文件的要求,需要有发票和装箱单。如果是海运出货,需要在提货装运后24小时内邮件通知客户。
对于客户的出货流程,需要保持及时更新,并且在公司内部定期向新员工和相关人员进行培训,确保内部对流程完全理解,在执行上不会出现偏差。
恢复订单交付流程的基本状态,首先提高数据的质量,然后通过各种内部的自查,包括交付流程、重要节点、服务承诺、运输计划、需求计划、库存设置和合规要求等等,目的是要消除没有按照流程操作引起的交付问题,对交付流程、库存设置进行评估。
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